So gewinnen Sie Ihre nächste IT Projekt Anfrage
Sie haben eine Anfrage erhalten und möchten das Projekt nun auf jeden Fall gewinnen? Hier ein paar Tipps wie das klappen kann.
Einführung
Oftmals werden Anfragen von Unternehmen bezüglich IT Projekten gar nicht mal an soviele Dienstleister versendet. In einem Teil der Fälle sind Sie der einzige Anbieter der angeschrieben wurde.
Jedoch bedeutet auch dies nicht, dass man als Dienstleister sofort engagiert wird. Auch hier gilt es einige Punkte zu beachten.
1) Schnell auf Anfragen antworten
Den besten Eindruck erzielt man, wenn auf die Anfrage gleich innerhalb der ersten Stunde, nach Eingang der selbigen darauf antwortet.
Das lässt den Anfragenden vermuten, dass Sie auch spätere Projektfragen schnell und zügig beantworten werden. (Das soll natürlich keine Vermutung bleiben 😊)
Hinweis: Wenn es innerhalb einer Stunde nicht geht. Dann sollte es zumindest in den ersten 24 Stunden geschehen. Länger macht dann auch keinen wirklich guten Eindruck.
2) 7 Mal Kontakt Regel
Fast kein Kunde wir bei einem Dienstleister, aufgrund einer einmaligen Kontaktaufnahme einkaufen.
In den meisten Fällen, braucht es mehrere Kontakte.
Als Faustregel kann man davon ausgehen, dass man zumindest 7 Mal Kontakt haben sollte, um den Anfragenden überzeugen zu können.
Dies könnte wie folgt aussehen:
- Erstes Mal: Google AdWords Anzeige/ Marketing Email, etc
- Zweites Mal: Antwort Email auf die Anfrage (mit Terminvereinbarung für ein Telefonat)
- Drittes Mal: Telefonat, in welchem die Basisanforderungen besprochen werden.
- Viertes Mal: Zusendung der weitergehenden Informationsmaterialien (Produkt und Dienstleistungsinformationen)
- Fünftes Mal: Nachhaken nach einem Monat (kar ist auch, ein Monat ist eine lange Zeit, auf der anderen Seite macht es wenig Sinn, den Kunden zum Kauf zu drängen. Sollten die ersten drei Kontakte interessant gewesen sein, dann wird sich dieser zurückmelden
- Sechstes Mal: Weiteres Nachhaken nach einer weiteren Woche
- Siebtes Mal: Weiteres Nachhaken nach einer weiteren Woche
Man könnte ein CRM System nutzen, um die Aktivitäten zu planen. Wenn man wenige Kundenanfragen hat, dann kann man sicherlich auch den Outlook Kalender verwenden, oder den Reminder auf dem Smartphone einsetzen.
3) Standard Vorlagen verwenden
Wenn man täglich eine solche Nachricht erhält. Dann wird es schwer immer wieder neue Angebote zu schreiben. Man kann ja auch nicht 2 Stunden oder mehr darauf verwenden. Ausser man hat Mitarbeiter die das erledigen. Aber auch für diese wird dieser grosse Aufwand nicht gerechtfertigt sein.
Besser ist es hier fertige Vorlagen zu verwenden, welche man zum Teil nur geringfügig anpassen muss und trotzdem höchst individuell auf die Kundenbedürfnisse eingehen.
Zum Teil gibt es hier Softwaretools die man verwenden kann. In den meisten Fällen reichen bereits einige Word Vorlagen, welche man sich im Voraus erstellen kann. Man kann auch einen Freelancer für eine kurze Zeit beauftragen, welcher diese Dokumente erstellt.
Hinweis: Word Vorlagen sind hier am besten, denn für andere Formate (Photoshop Indesign, etc.) haben die meisten keine notwendigen Lizenzen und gleichzeitig sind diese Formate meistens nur von einem Profi bedienbar. Word kann hingegen fast jeder nutzen.
4) Fragen stellen
Es gibt die Tendenz aus seiner eigenen Perspektive zu denken und zu reden.
“Ich kann dies und das anbieten”
“Wir haben schon diese und diese Projekte erledigt”
etc.
Der Kunde ist jedoch eher daran interessiert, was dieser selbst zu sagen hat.
Daher sollte man viele Fragen stellen.
Das hat einige Vorteile:
- Der Kunde fühlt sich verstanden: Denn er/ sie konnte sein Anliegen genauer beschreiben.
- Man selbst weiss was der Kunde will: Und kann auf die unterschiedlichen Punkte des Anliegens eingehen
- Man zeigt Menschenkenntnis (im positiven Sinne)
5) Telefonleitfaden verwenden
Wenn man, wie im Punkt 4, sehr viele Fragen stellt, dann kann man leicht von seinen eigentlichen Punkten abkommen.
Besser ist es hier einen Telefonleitfaden (zum Beispiel ein Word Dokument) zu haben, an welchem man sich ausrichtet.
Dieses kann man mit der Zeit ausbessern.
Am besten geht man darin auf die wichtigsten Fragen, die man immer wieder hört, bereits ein.
Zudem klingt es professioneller, wenn man seine Dienstleistungen einigermassen flüssig weitergibt und auch etwas ausgiebiger darauf eingeht (Anstatt kurz zu sagen “Wir machen Webseiten” 😊).
6) Entscheidung “Zum Kunden fahren oder nicht”
Eine der effektivsten Methoden, den Kunden von sich zu überzeugen, ist ein vor Ort Besuch.
Dies ist jedoch auch eine Kosten Frage. Wenn Ihr durchschnittliches Projekt 10’000 Euro Umsatz macht, die Gewinnmarge 2’000 Euro beträgt, die Kosten für den vor Ort Besuch jedoch bei zusätzlichen 1’000 Euro liegen, dann macht ein solcher Besuch wenig Sinn, da es die Hälfte des Gewinnes einnimmt.
Immer zum Kunden zu fahren muss also nicht immer der beste Weg sein.
In der heutigen Zeit kann man auch Online Konferenzen mit Skype schalten oder ähnliche Tools nutzen.
Am Ende ist es auch im Interesse des Kunden, da dadurch die Preise sinken.
Bei grösseren Projekten sollte man dann jedoch zum Kunden fahren. Besonders bei komplexen IT Projekten macht es sehr viel Sinn.
7) Kostenlose Vorleistung
Ein positives Signal in Richtung Anfragenden kann man auch senden, in dem man eine kostenlose Leistung erbringt.
Bei einem Webseiten Projekt, kann das zum Beispiel eine kostenfreies Layout sein, in welchem man die ersten Design-Vorschläge geben kann.
Dieses kostenfreie Angebot kann ein Türöffner sein. Denn das kann auch als Teil der Entscheidungsfindungsphase angeboten werden, welche der Kunde für sich nutzen kann.
Es kann nie schaden in gute Anfragen zu investieren.
Wenn man eine einigermassen gute Dienstleistung anbietet, dann werden die meisten Anfragenden durch diese kostenlose “Einführungsphase” zu Kunden.
8) Ehrlich sein
Es ist sehr verführerisch, dem Kunden alle möglichen Versprechen zu machen, um diesen so zu gewinnen.
Jedoch wird das in der Projektphase dann zum Problem werden. (Ohne jetzt auf die rechtliche Perspektive zu schauen, in welchen solche Versprechen bereits Teil des Angebots sind, zumindest wenn diese schriftlich oder anderweitig nachweisbar sind)
Besser ist es auf die Möglichkeiten, Chancen und Risiken einzugehen. Ein professionelle Person erkennt die positiven Intentionen dahinter.
Fazit
Es ist immer gut eine Art Prozess aufzubauen, wie man mit Anfragen umgeht.
Am besten hat meinen einen Standard den man verwendet und den man immer weiter verbessert. Besonders Vorlagen, Leitfäden, etc. können dabei helfen.
Wie gehen Sie mit solchen IT Projekt Anfragen um? Welche Tipps haben Sie?
Ein paar Tipps der Wirtschaftsschule Thun wie man auf Anfragen antwortet
Bilder: Canva
Der Autor: Sascha Thattil arbeitet bei YUHIRO und hilft Unternehmern und Unternehmen beim einfachen Aufbau von Programmier-Teams in Indien. YUHIRO ist ein deutsch-indisches Unternehmen welches IT Firmen, Agenturen und IT Abteilungen Softwareentwickler bereitstellt.
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