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Warum es wichtig ist offen zu kommunizieren

Warum es wichtig ist offen zu kommunizieren

In den letzten Tagen und Monaten musste ich wieder mal erfahren wie wichtig es ist offen und ehrlich zu kommunizieren.

Die meisten Menschen haben gar keine schlechten Intentionen, denken jedoch, dass anderen diese haben, und fangen dann selbst an, Informationen zurück zu halten. Dies wieder erzeugt dann wiederum Zweifel bei dem Gegenüber.

Besonders wenn unternehmerische Veränderungen in der Firma geschehen, verstärken sich diese Vermutungen.

Fragen wie:

  • Warum wird die Information mit mir nicht geteilt? Da ist doch sicher was faul
  • Werde ich gerade übergangen?
  • Ist mein Geschäft, oder die Geschäftsbeziehung, in Gefahr?
  • Was wird in den nächsten Tagen, Monaten und Jahren passieren?

Diese und viele mehr Fragen kommen auf. Diese kommen von Mitarbeitern, Kunden und dem eigenen Management.

In diesem Fall hilft nur eine offene und transparente Kommunikation.

Schritte zu mehr Offenheit

Man merkt relativ schnell, wenn Zweifel bei den verschiedenen Personen im Unternehmen oder ausserhalb des Unternehmens entstehen.

Beispiel: Das Unternehmen geht eine enge Partnerschaft mit einem Wettbewerber ein. Hier könnten die Mitarbeiter das Gefühl bekommen, dass ihre eigene Position in Gefahr gerät. Kunden könnten Ängste haben, ob sie weiter bedient werden.

Die folgenden Schritte können diese Zweifel aus dem Weg räumen:

1) Ein Meeting mit den Mitarbeitern

a) Vortrag des Managers: In diesem Meeting sollte der Geschäftsführer oder ein höher-rangigen Manager, dem Team die genauen Vorgehensweisen und die Beweggründe für die unternehmerische Entscheidung nahe gelegt werden.

b) Frage und Antwort-Runde: In dieser Phase des Meetings können die Mitarbeiter alle ihre Fragen stellen. Man sollte den Mitarbeitern Zeit geben nachzudenken und Fragen zu stellen. Man sollte diese Phase nicht übereilt abbrechen, da den Mitarbeitern erst spät mögliche Fragen einfallen könnten.

2) Einzelgespräche

Einige Zweifel werden die Mitarbeiter nicht in einer öffentlichen Runde äussern. Hier sollte man einzelne Gespräche vereinbaren und den Sachverhalt erklären und Zeit geben, diese Zweifel zu äussern.

Wichtig bei all diesen Punkten ist, dass die Antworten zu 100 Prozent der Wahrheit entsprechen, da ansonsten das Vertrauen der Mitarbeiter verloren geht.

3) Meetings mit den Kunden

Auch die Kunden werden ähnliche Zweifel haben, wie die Mitarbeiter auch. Es kann sein, dass Mitarbeiter mit den Kunden über die neuen Geschehnisse sprechen. Da die Mitarbeiter nicht wissen, was genau geschieht, werden auch die Kunden verunsichert sein.

Die folgenden Punkte können hier helfen:

a) Einzelgespräch mit dem Geschäftsführer des Kunden: Hier sollte genau erklärt werden, was die Beweggründe für die neue Entscheidung ist.

b) Mitarbeiter zu den Meetings hinzuziehen: In manchen Fällen kann es Sinn machen, Mitarbeiter, welche im engen Kontakt zum Kunden stehen, in die Meetings einzubeziehen. Dann weiss der Kunde, dass den Mitarbeitern und den Kunden keine separaten “Stories” erzählt werden. Sondern das die Informationen in dieser Form zumindest die Gleichen sind.

c) Meeting mit dem Wettbewerber und Kunde: Es kann sein, das der Kunde immer noch Zweifel haben kann, über den Wahrheitsgehalt der Aussagen. Im weiteren Schritt kann man den Wettbewerber, mit dem man die Partnerschaft eingeht, zu einem Gespräch mit dem eigenen Kunden einladen. Auch dies erweckt weiteres Vertrauen, beim Kunden, für die Entscheidung.

4) Meetings mit dem Management

Da das Management im ständigen Kontakt ist mit den Mitarbeitern ist, ist es sehr wichtig, die Entscheidungsgrundlagen im genauesten Detail, mit diesen, zu besprechen. Es kann Sinn machen, die Informationen als geschriebenes Dokument durchzureichen, so dass im Falle von Zweifeln, die Entscheidungen nachgelesen werden können.

Wichtig: Absolut ehrlich sein

Falls unterschiedliche “Stories” an verschiedene Stakeholder (Neudeutsch für: “Teilhaber am Unternehmenserfolge”, zum Beispiel Mitarbeiter, Kunden, Investoren, etc.) erzählt werden, verlieren diese das Vertrauen in die Entscheidungen. Denn höchstwahrscheinlich, wird sich, zum Beispiel ein Kunde, nicht nur beim Dienstleister informieren, sondern auch bei dessen Mitarbeitern und Management.

Bereits kleine Diskrepanzen können zu weiteren Zweifeln führen.

Schnell Entscheidungen weitergeben

Auch ist es wichtig, schnell zu sein, solche Informationen zu wichtigen Geschäftsentscheidungen weiterzugeben.

Falls die Mitarbeiter, Kunden, etc. nicht vom Spitzen-Management des Dienstleisters von den Entscheidungen erfahren, sondern von Dritten, dann wird das zu unschönen Vermutungen führen.

Sobald man die Entscheidung getroffen hat, zum Beispiel, dass man mit dem Wettbewerber zusammengeht, dann sollte man die Informationen zeitnah weitergeben.

Wenn möglich bereits am nächsten Tag.

Meine Erfahrung ist hier, dass sich solche Informationen wie ein Lauffeuer verbreiten und man diese “Feuer” nur mit hohen Verlusten wieder “aus” bekommt.

Kursieren bereits Fehlinformationen, dann ist es schwer das Vertrauen wieder zurück zu gewinnen und nur intensive Einzelgespräche können zu einer guten Lösung und zu einem Verständnis für die Situation führen.

Federführende Mitarbeiter welche falsche Informationen weitergeben ermahnen

In den meisten Fällen gibt es eine handvoll Mitarbeiter, welche der Grund sind, warum Fehlinformationen im Unternehmen gestreut werden.

Diese sollte man ausfindig machen und in Einzelgesprächen ermahnen, dies zu unterlassen. Sollten weitere Informationen, von diesen Mitarbeitern, gestreut werden, dann macht es Sinn hier Abmahnungen zu schreiben.

Fazit

Ein Unternehmen lebt von starken Kunden- und Mitarbeiter-Beziehungen. Diese aufrecht zu erhalten und immer weiter zu stärken sollte das Ziel einer Unternehmung zu sein.

Wichtige Unternehmensentscheidungen, auch wenn Sie gut sind, können von Kunden und Mitarbeitern falsch aufgenommen werden. Daher ist es wichtig schnell, offen und transparent über diese wichtigen Entscheidungen zu informieren und die Hintergründe offenzulegen. Dabei sollte man zu 100 Prozent ehrlich sein und eine unternehmensweit einheitliche Kommunikation, an alle Beteiligten weitergeben.

Interessante Links:
Stärke Mitarbeiter-Bindung durch offene Kommunikation
Was wichtig ist und wie es die Motivation erhöht

Flickr.com/ gdsteam/ Jurvetson/ Intel Free Press


Der Autor: Sascha Thattil arbeitet bei YUHIRO und hilft Unternehmern und Unternehmen beim einfachen Aufbau von Programmier-Teams in Indien. YUHIRO ist ein deutsch-indisches Unternehmen welches IT Firmen, Agenturen und IT Abteilungen Softwareentwickler bereitstellt.

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