Wann braucht es einen Projektmanager?
Zum Anfang hat man ein Team von vielleicht einem Mitarbeiter oder Entwickler. Später hat man dann vielleicht zwei oder drei. Es kommt jedoch ein Punkt wo man als Unternehmer die Projekte nicht mehr selbst leiten kann. Hier kommt dann zum Beispiel ein Projektleiter ins Spiel.
Wann sollte man jedoch einen Projektmanager einstellen? Ab wie vielen Programmierern macht es Sinn?
Was macht ein Projektleiter?
In diesem Beitrag nennen wir den Projektmanager (kurz PM) auch Projektleiter.
Was macht diese Person?
Hier einige Dinge mit welchen dieser beauftragt wird.
1) Kundenanforderungen aufnehmen
Zum Start und während des Projektes gibt es unterschiedliche Anforderungen, welche der Kunde formuliert. Diese versucht der Projektleiter besser zu verstehen und diese dann in einer für die Entwickler verständliche Form zu bringen.
Sicherlich ist es auch immer gut, wenn der Entwickler selbst an den Meetings beteiligt ist, so dass es weniger Kommunikationsverluste gibt.
2) Meilensteine festlegen
Nicht selten werden dann Meilensteine festgelegt, was wann bis wann fertig sein soll. Diese werden dem Entwickler und dem Kunden kommuniziert.
Der Projektleiter hat ein Auge darauf, wie sich die Zielerreichungen bewegen. Und ob alles im Zeitplan liegt und stimmt sich bei Abweichungen mit dem Entwickler und dem Kunden ab.
3) Nutzung eines Projektmanagement Tools
Auch wird oftmals ein Projektmanagement Tool genutzt, in dem man die Zielerreichung ersehen kann. Zum Beispiel mit Hilfe eines sogenannten Burn Down Charts.
Der Burn Down Chart zeigt die Aufgaben auf einer Zeitleiste. Umso näher die Zeitleiste sich dem Projektabgabe Datum nähert, umso mehr Aufgaben müssen erledigt sein. Wenn das Projektabgabe Datum erreicht ist, sollten alle Aufgaben erledigt sein.
4) Kommunikation von Projektfortschritten
In IT Projekten werden Zeitpläne oftmals nicht eingehalten. Das kann unterschiedliche Gründe haben (Unerwartete neue Anforderungen vom Kunden; Urlaubstage von Entwicklern; Junior Programmierer im Team welche die Aufgabe mit zu wenig Zeit eingeplant haben; etc.).
Daher muss der Projektleiter auch gut in der Kommunikation sein. Um diese Dinge dem Kunden gegenüber zu präsentieren.
5) Team Management
Eine weitere wichtige Aufgabe ist es das Team zu managen. Zum Beispiel die Verteilung von Aufgaben an bestimmte Programmierer/ Mitarbeiter.
Oder aber auch andere Team Management Aufgaben wie die Erteilung von Urlaub (nach Management Vorgaben).
6) Account Management
In kleineren Firmen übernimmt der Projektmanager auch eine Art Account Management Funktion. In welcher der Projektleiter sich mit dem Kunden regelmässig austauscht. Um so zum Beispiel auch eine positive Kundenbeziehung aufzubauen.
Wann braucht es eine solche Person?
Die grosse Herausforderung, besonders in kleineren Unternehmen mit bis zu 50 Mitarbeitern ist: Wann sollte man so eine Person einstellen? Denn meistens kann man nur die direkte Arbeit von Programmiereren, Designern und ähnlichen ausführenden Tätigkeiten, dem Kunden in Rechnung stellen. Der Posten “Projektmanagement” wird auf einer Rechnung eher ungern gesehen.
Daher müssen die anderen Mitarbeitern den Projektleiter von den Kosten her tragen können.
Aufgrund dessen kann man einen Projektleiter erst einsetzen, wenn man zirka 6 bis 8 Programmierer hat, welche gut ausgelastet sind.
Auslastung mit Aufgaben
Das Letzte was eine kleine Firma haben möchte, ist eine Person die nur “rumsitzt” und nicht ausgelastet ist. Das passiert bei PM’s jedoch oft, da nicht immer Aufgaben verteilt, Mitarbeiter gemanaged oder mit Kunden koordiniert werden muss.
Daher sollte man auch etwas kreativer werden, um so, weitere Aufgaben an den Projektleiter zu geben. Diese können in die Bereiche Personalmanagement (Personalsuche), Vertrieb (Durchführung von Kundengesprächen für den Verkauf von Dienstleistungen), Marketing und ähnliche fallen.
Profil nach den Anforderungen des Unternehmens verfassen
Jedes Unternehmen hat ein eigenes Geschäftsmodell. Daher muss ein Projektleiter, der in Firma A gearbeitet hat, andere Aufgaben bewältigen als in Firma B, welche eventuell ein komplett anderes Modell der Zusammenarbeit hat.
In Firma A könnte das Thema Überwachung der Erreichung der Entwicklungsziele (Entwicklung von Webanwendungen) im Vordergrund stehen. Und in Firma könnte der Schwerpunkt des Projektleiters eher in der generellen Übersicht der Entwickler und des Kundenmanagements liegen.
Daher sollte man die Anforderungen oder das Stellenprofil dementsprechend anpassen, was man im eigenen Unternehmen benötigt.
Sicherlich mehr ein Thema in Deutschland, da das Stellenprofil auch Arbeitsrechtliche Auswirkungen darauf hat, was man vom Projektleiter/ Mitarbeiter erwarten darf.
Nachteile und Vorteile eines Projektleiters
Ein grosser Nachteil eines Projektleiter ist, dass dieser nicht selten “In-Sich” Geschäfte macht. Was damit gemeint ist? Gehen wir davon aus, dass der Projektmanager nicht zu 100 Prozent ausgelastet ist, sondern nur zu 30 Prozent. Was macht dieser dann in den restlichen 70 Prozent der Zeit? Nicht selten wird Büropolitik betrieben, um die eigene Position zu stärken. Das ist beim Programmierer anders, der entweder mit Programmieren oder mit Aneignung von neuen Programmiersprachen und Technologien beschäftigt ist.
Daher sind Themen wie Integrität und Ehrlichkeit extremst wichtige Eigenschaften bei PM’s. Denn am Ende soll der Projektleiter keine Anlaufstelle werden, wo mehr Probleme als Lösungen erzeugt werden.
Die Vorteile eines solchen Mitarbeiters können jedoch sein:
1) Besserer Ablauf von Projekten
Bessere Übersicht über den Ablauf von IT Projekten. Das Wissen darüber wann, was fertig gestellt wird.
2) Bessere Einschätzung von Projekten
Idealerweise wird der Projektmanager in der Lage sein, die Einschätzungen von Programmierern besser zu bewerten. Liegt der Mitarbeiter immer darüber oder darunter mit der Einschätzung? Das kann der PM begutachten.
3) Besseres Kundenmanagement/ bessere Kommunikation
Kunden können schneller über Zeitpläne und Veränderungen dieser informiert ist. So dass auch diese entsprechend reagieren können und wiederum deren internen Zeitpläne umstellen können.
Auch können Anforderungen besser aufgenommen werden. Da IT Projektleiter nicht selten stärkere kommunikative Fähigkeiten mitbringen als ein Programmierer, dessen Job es ja eigentlich ist Funktionalitäten zu programmieren und nicht Kundenkommunikation durchzuführen.
4) Besseres Team Management
Bei der Auswahl des richtigen PM’s kann man davon ausgehen, dass das Team besser gemanaged wird.
Was gibt es noch zu beachten?
Eventuell ist es besser in IT Projekten einen Projektmanager zu haben, der auch Programmierer ist. So kann der IT Projektmanager in der Zeit, in welcher er keine Projektmanagement Aufgaben hat, Funktionalitäten programmieren. Und somit reduzieren sich auch die Kosten für diesen Mitarbeiter.
Fazit
Ein Projektleiter ist kein Allheilmittel für alle Probleme in einem Team. Eine Fehleinstellung kann schnell zu mehr Büropolitik und Problemen im Team führen.
Ein guter Projektleiter kann jedoch zu den Vorteilen, welche in diesem Beitrag genannt wurden, führen.
Zudem kann es sinnvoll sein einen Projektleiter zu haben, der selbst ein guter Programmierer ist, somit kann dieser auch Tipps für die Entwicklung geben, kann selbst Module programmieren und hat weniger Zeit sich mit anderen, zum Teils kontraproduktiven Dingen, zu beschäftigen, wenn dieser mal “nicht viel zu tun hat”.
Was sind Ihre Erfahrungen?
Was ein Projektleiter können muss
Aufgaben eines Projektmanagers
Bilder: Canva
Der Autor: Sascha Thattil arbeitet bei YUHIRO und hilft Unternehmern und Unternehmen beim einfachen Aufbau von Programmier-Teams in Indien. YUHIRO ist ein deutsch-indisches Unternehmen welches IT Firmen, Agenturen und IT Abteilungen Softwareentwickler bereitstellt.
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