So können Agenturen öffentliche Ausschreibungen gewinnen

Das Budget der öffentlichen Ausschreibungen in der Bundesrepublik liegen bei einem dreistelligen Milliardenbetrag. Dennoch schrecken einige Agenturen davor zurück. Im Beitrag ein Paar Tipps zum Thema.

Einführung

Ausschreibungen von Behörden, Lehranstalten, Polizei, Fernsehen und viele mehr werden von der öffentlichen Hand vergeben.

Da diese meistens aus steuerlichen Quellen vergeben werden, hat der Gesetzgeber die Auftraggeber verpflichtet einige Dinge zu beachten. Diese sind in unterschiedlichen Gesetzen und Regelungen beschrieben.

Unter anderem müssen einige der folgenden Kriterien beachtet werden:

  • Wettbewerb: Alle Unternehmen/ Marketing Agenturen müssen eine Chance haben, sich auf das Projekt zu bewerben
  • Diskriminierungsverbot: Es darf niemand, aus welchen Gründen auch immer diskriminiert werden
  • Das wirtschaftlichste Angebot: Das günstigste Angebot bekommt den Zuschlag (natürlich nicht das billigste, sondern das Beste vom Preis/ Leistungsverhältnis)
  • Mittelstandsinteresse: Es dürfen keine grossen Pakete geschnürt werden, welche nur von Industriekonzernen bedient werden können. Wenn sie zu gross sind, müssen sie in kleinere Arbeitspakete geändert werden, welche auch vom Mittelstand erledigt werden kann

Diese sind nur einige der Punkte. Daraus lässt sich jedoch auch schliessen, dass fast jeder eine Chance an öffentlichen Ausschreibungen haben kann. Auch zum Beispiel eine Internetagentur.

Warum trotzdem nicht viele mitmachen

Gute IT Dienstleister sind sich nach einigen Jahren im Geschäft gewohnt ständig Anfragen von früheren, bestehenden und neuen Kunden zu bekommen (über Empfehlungen oder Werbung).

Der Aufwand für die Erstellung des Angebotes für Kunden, welche das Unternehmen bereits kennen, werden gering sein. Zum Teil reichen auch vorgefertigte Dokumente.

Bei Ausschreibungen vom Staat sieht das jedoch anders aus. Der Aufwand ist nicht gering. Man muss viele Punkte beachten und bei diesen IT Projekten zum Zuge zu kommen.

Zum Teil müssen unterschiedliche Formulare ausgefüllt werden und auch Kriterien eingehalten werden.

Der Kosten für die Teilnahme können dadurch schnell in die Tausende von Euro gehen. Bei Grossprojekten sogar in die Millionenhöhe.

Daher machen oftmals nur Vertriebsmitarbeiter von grossen Konzernen mit, wie SAP und ähnliche. Diese haben die Ressourcen, die kostenintensiven und langwierigen Einkaufsprozesse der Behörden zu begleiten.

Das schreckt besonders kleine und mittelständische Agenturen ab.

Wann es trotzdem Sinn macht mitzumachen und was sollte man beachten

Wenn man sich entscheidet an öffentlichen Ausschreibungen mitzumachen, dann sollte man einige Dinge beachten.

Vor der Veröffentlichung des Projektes, wird ein Leistungsverzeichnis erschaffen. Das kann ein Einseitiges Dokument sein, oder ein sehr langes Dokument mit mehreren Seiten.

Um dieses zu erstellen wird bereits mit Agenturen oder den jeweiligen Anbietern zusammengearbeitet.

Wenn man in dieser Leistungsverzeichnis-Erstellungsphase bereits mit der Behörde oder den jeweiligen Ansprechpartnern zusammenarbeitet, dann kann man das Dokument so schreiben, dass man selbst als Anbieter der Favorit wird.

Zum Teil können dann andere Marketingagenturen oder IT Dienstleister gar nicht mithalten, da die Anforderungen so spezifisch formuliert wurden.

Beziehung aufbauen

Daher sollte man, wenn man an solchen IT Projekten (Webseiten, Content Management Systeme, Onlineshops, Intranet Umsetzungen, Webplattformen, etc.) beteiligt werden will, strategisch vorgehen.

Man sollte versuchen Beziehungen mit den jeweiligen Behörden aufzubauen. Eventuell gibt es bestimmte Messen oder Orte, wo man die Entscheidungsträger treffen kann. Diese kann man dann unverbindlich zu neuen IT Umsetzungen beraten, zum Beispiel zu einem neuen Content Management System, welches die Verwaltung einfacher macht. Oder eine Webplattform auf welcher Urlaubsanträge eingegeben werden.

Wenn dann eine solche Umsetzung geplant wird, dann hat man gute Chancen, mit dem Team der Behörde am Leistungsverzeichnis zu arbeiten und ist so gut wie “ausgewählt”.

Der Auswahlprozess

Der öffentliche Auftraggeber ist verpflichtet die Softwareentwicklung oder das Website Projekt auszuschreiben. Das ist, wie bereits erwähnt, gesetzlich so geregelt.

Jedoch kann dieser die Auswahl einschränken, auf vier bis fünf Unternehmen (auch nicht öffentliches Verfahren genannt), unter anderem das Unternehmen welches das Leistungsverzeichnis erstellt hat.

Nun kann der Auftraggeber dann einfach die Agentur ernennen, welche bei der Erzeugung des Dokumentes geholfen hat und mit welchem bereits eine Beziehung besteht. Das ist natürlich nicht der offizielle Grund. Es wird jedoch Buch geführt, aus welchem Grund der Dienstleister ausgewählt wurde. Um dann später keine Probleme zu bekommen.

Mit Pitch Beratern arbeiten

Es gibt Pitch Agencies wie cherrypicker oder Francis Drake PItchberatung, welche die öffentlichen Institutionen bei der Erstellung von Ausschreibungen unterstützen. Denn die gesetzlichen Auflagen sind so hoch, dass man am besten auf ein externes Consulting setzt.

Auch hier wäre es eine gute Idee für Agenturen, sich mit diesen Pitchberatern zusammezusetzen, oder Beziehungen dorthin aufzubauen.

Die Pitchfirmen können dann Anleitungen geben, wie man den Zuschlag bekommt.

Bis zu bestimmten Beträgen muss nicht weit publiziert werden

Bei IT Projekten und Kommunikationsprojekten mit weniger als 60’000 Euro müssen keine elaboraten Bekanntmachungen über Plattformen und Zeitungen und ähnliches gemacht werden.

Hier kann es gut sein, dass nur in unbekannten Regionalen Zeitungen geworben wird, um so die Ausschreibung fast schon geheim zu halten. Die Agenturen, mit welchen man bereits eine Beziehung hat, wird dann beauftragt.

Alternative: zum Spezialist werden

Wenn man nicht an öffentlichen Ausschreibungen teilnehmen will, dann kann man seine Zeit und Kraft auch in etwas anderes stecken. Zum Beispiel in das eigene Angebot.

Wenn man zum Spezialist in einer bestimmten Sache wird, dann hat Auftraggeber, zum Beispiel ein Verband, keine Wahl, als den Spezialisten zu engagieren. Weil es kein anderer kann.

Regionale Anbieter haben grössere Chancen

Regionale Werbeagenturen werden oftmals bevorzugt. Denn auch bei EU weiten Vergaben, müssen Wartungsverträge vereinbart werden, welche sicherstellen, dass jemand auch “vorbei” kommen kann, um die Webplattform oder was immer auch erstellt wurde, zu pflegen.

Daher werden Unternehmen aus der Nähe bevorzugt. Auch wenn theoretisch ein Unternehmen aus Italien mitbieten könnte.

Fazit

Besonders kleine Projekte zwischen 5’000 und 10’000 Euro lassen sich auch ohne Vergabeverfahren erhalten.

Wenn es um grösse Aufgabenstellungen handelt mit über 200’000 Euro, dann wird bereits Europaweit ausgeschrieben.

Man hat nun zwei Möglichkeiten:

  • An der Ausschreibung teilnehmen: Jedoch sollte man hier bereits in der Leistungserstellungsphase dabei sein. Und hier ist wiederum wichtig, dass man Beziehungen mit der Vergabestelle aufbaut.
  • Spezialist werden: Man ist der einzige Anbieter, welcher die Dienstleistung erbringen kann. Zum Beispiel eine spezielle Softwareanwendung, welches nur dieser eine IT Dienstleister anbietet.

Was sind Ihre Erfahrungen? Machen bieten Sie bereits mit? Was gibt es zu beachten?

Hinweis: Alle Angaben sind ohne Gewähr. Dieser Beitrag ist keine Rechtsberatung. Es ist lediglich die Meinung des Autors 😊

Interessante Links:

Eine Liste von Öffentlichen Auschreibungsportalen für Werbung/ Marketing

Online Auschreibungsblatt für Agenturleistungen

Bilder: Canva


Der Autor: Sascha Thattil arbeitet bei YUHIRO und hilft Unternehmern und Unternehmen beim einfachen Aufbau von Programmier-Teams in Indien. YUHIRO ist ein deutsch-indisches Unternehmen welches IT Firmen, Agenturen und IT Abteilungen Softwareentwickler bereitstellt.

Schreibe einen Kommentar