Projektmanager vs Business Analyst: der kleine aber feine Unterschied
Aufgaben des PM’s
Das Aufgabenfeld eines Projektmanagers (im Beitrag auch kurz mit PM abgekürzt) umfasst grob gesehen die Planung, Durchführung und Steuerung eines Projektes. Er stellt sicher, dass die ihm von einem Auftraggeber vorgegebenen Projektziele qualitativ, in der vorgegebenen Zeit und unter Einhaltung der ihm genehmigten Kosten erfüllt werden.
Für die Zeit des Projektes erhält er Personalverantwortung für ein Team, das er zur Zielerreichung benötigt. Dem Auftraggeber gegenüber ist er verpflichtet, Berichterstattungen und Entscheidungsvorlagen vorzulegen. Dies geschieht in angemessenem zeitlichen Abstand und rechtzeitig für den weiteren Projektfluss. Der Projektmanager ist der Leiter des Projektes.
Schnittstellen zu den Stakeholdern
Als Stakeholder werden diejenigen bezeichnet, die in ihrem Tagesgeschäft die Ergebnisse des Projektes nutzen und anwenden werden. Dazu gehört auch, wenn deren Interessen durch die Projektergebnisse positiv oder negativ beeinflusst werden können. Ihre Anforderungen sind daher neben der Ausgangssituation der wichtigste Input für die Planung des Projektes durch den Projektmanager.
Am Ende des Projektes ist dessen erfolgreicher Abschluss nur gesichert, wenn die Projektergebnisse erfolgreich in die Praxis umgesetzt werden. Und genau an diesen beiden Schnittstellen kommt der Business Analyst (kurz BA) ins Spiel.
Aufgaben des BA
Der Business Analyst ist der Experte für die Anforderungen der Stakeholder und für die Umsetzung der Projektergebnisse in die Praxis. Er arbeitet eng mit den Fachabteilungen als interne Kunden, aber auch mit externen Kunden zusammen. Er verantwortet die Dokumentation ihrer formal richtigen und vollständigen Anforderungen an die Projektergebnisse.
In der Initiativphase des Projektes, spätestens aber mit der Ernennung des Projektleiters, übermittelt er dem Projektmanager diese Anforderungen, die so in die Erarbeitung des Projektstrukturplanes einfließen. Je nach Projektumfang kann auch eine Vorstudie erforderlich sein. Diese Vorstudie verantwortet ebenfalls der Business Analyst. Die Basis, auf der dieser die Anforderungen der Stakeholder aufnimmt, ist eine genaue Istanalyse des Unternehmens. Auch diese Analyse gehört zu seinen Kernaufgaben.
Kernkompetenzen eines PM’s
Der Projektmanager beherrscht die Methoden und Werkzeuge des Projektmanagements. Er ist in der Lage, das Projekt so zu strukturieren und zu planen, dass ein über die Projektlaufzeit hinweg ständig aktualisierter Ablaufplan mit Meilensteinen und Verantwortlichen existiert.
Dieser ist bei der Steuerung des Projektes hinsichtlich Qualität, Kosten und Terminen unerlässlich. Als Projektleiter hat er auch Führungsqualität für die ihm für die Laufzeit des Projektes unterstellten Teammitglieder. Der Projektmanager beherrscht zudem die Methoden eines Risikomanagements innerhalb des Projektes und zu dessen Schnittstellen. Er ist in der Lage, den kritischen Weg innerhalb des Projektstrukturplans aufzuzeigen und aktuell zu halten. Das betrifft insbesondere auch das Zeit- und Kostenbudget. Gegenüber einer Entscheidungsinstanz des Auftraggebers besitzt er die Durchsetzungsfähigkeit, Entscheidungen zeitnah vorzubereiten und einzuholen. Der Projektmanager ist kein Mitarbeiter eines Fachbereiches der Stakeholder.
Kernkompetenzen eines BA’s
Seine Kernkompetenzen bestehen einerseits darin, den Istzustand eines Unternehmens zu analysieren. Dazu gehören auch die beteiligten Prozesse und ihre Verflechtungen, ebenso hinsichtlich der angewandten IT-Systeme. Der Business Analyst ist aber kein IT-Fachmann, er hat hierbei den Blickwinkel der Systemanwender.
Er hört den Stakeholdern zu, versteht deren Probleme, strukturiert und dokumentiert sie. Gleichzeitig ist er in der Lage, diese in einen Zusammenhang mit dem Unternehmensbedarf und dem Unternehmensnutzen zu bringen. Er zeit Alternativen für Lösungsmöglichkeiten auf. Als Berater des potenziellen Auftraggebers eines Projektes ist er befähigt, eine Vorstudie und einen Business Case durchzuführen.
Das Zusammenspiel zwischen PM und BA
Im Zeitplan eines Projektes stellt sich das so dar:
- Initiierungsphase
Der Business Analyst entdeckt in engem Kontakt zu den Stakeholdern Handlungsbedarf im Unternehmen oder neue Chancen im Markt. Während der Initiierungsphase führt er auch einen Business Case durch, auch bekannt als Wirtschaftlichkeitsbetrachtung oder Kosten-Nutzen-Analyse. Hierbei wird zunächst genau der Umfang einer Maßnahme definiert und ggf. gegenüber anderen Projekten und Unternehmungen abgegrenzt. Kosten, Nutzen und Risiken sowie finanzielle Vorteile werden als Entscheidungsempfehlung aufbereitet. Der Business Analyst berät die Unternehmensleitung, er legt grob gesagt fest, was getan werden muss. Er dokumentiert die präzisen Anforderungen und konkretisiert die erforderlichen Ergebnisse eines Projektes.
- Projektdurchführung
Sobald die Entscheidung für das Projekt gefallen ist und der Projektleiter (also der Projektmanager) ernannt wurde, geht dieser an die Planung des Projektes. Er erhält vom Business Analyst die Anforderungen und stellt sich ein Planungsteam zusammen, dem auch der Business Analyst zugehören sollte. Dem späteren Projektteam gehört dieser jedoch nicht an, er erarbeitet selbst keine Ergebnisse. Allerdings ist eine regelmäßige enge Abstimmung der beiden Manager auch während der Projektdurchführung erforderlich und sollte auch in die Meilenplanung mit aufgenommen werden.
Der Projektmanager ist nun dafür verantwortlich, wie die Ziele und konkreten Ergebnisse des Projektes sichergestellt werden. Er führt das Projektteam und steuert es innerhalb des Projektes, indem er Kosten, Termine und qualitative Zielerreichung mittels seines Projektstrukturplanes ständig überprüft und analysiert. Der Projektmanager erarbeitet Entscheidungsvorlagen innerhalb des Projektes und behält dabei Nutzen und Risiken im Blick. Abweichungen vom Plan und deren Auswirkungen stellt er ebenfalls dar und sorgt für zeitnahe Entscheidungen, falls erforderlich. Dies alles dient der Sicherstellung einer Zielerreichung des Projektes.
- Umsetzung in die Praxis:
Nach Projektabschluss wird der Staffelstab wieder an den Business Analysten übergeben, der nun die Verantwortung für eine reibungslose Umsetzung in die Praxis trägt und diese in enger Zusammenarbeit mit den Stakeholdern sicherstellt.
Zusammenfassung
Auf den Punkt gebracht ist der Business Analyst ein Experte für die Anforderungen in der Vorbereitung des Projektes, die in den Projektstrukturplan einfließen. Er legt fest, was getan werden muss. Der Projektmanager ist der Experte für die Zielerreichung und plant, wie etwas getan werden muss. Und dann kommt erneut der Business Analyst ins Spiel, als Experte für die Umsetzung in die Praxis.
Daran schließt sich später der aus dem Qualitätsmanagement bekannte KVP (der Kontinuierliche Verbesserungsprozess) an. Bei sehr kleinen Projekten ist es durchaus üblich, beide Funktionen zusammenzufassen und dem Projektleiter zu übertragen. Bei größeren Projekten jedoch ist gerade die personelle Trennung ein zusätzlicher Garant für die Qualität der Projektergebnisse.
Allerdings ist es durchaus von Vorteil, unternehmensspezifisch die beiden Rollen und das Miteinander genau zu definieren, um keine Konkurrenzkämpfe zwischen den Rollen entstehen zu lassen. Schließlich sind die Voraussetzungen und personellen Ressourcen nicht in allen Unternehmen vereinheitlichbar.
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Bilder: Canva
Der Autor: Sascha Thattil arbeitet bei YUHIRO und hilft Unternehmern und Unternehmen beim einfachen Aufbau von Programmier-Teams in Indien. YUHIRO ist ein deutsch-indisches Unternehmen welches IT Firmen, Agenturen und IT Abteilungen Softwareentwickler bereitstellt.
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