IT Kosten senken: Mit 16 Massnahmen zu weniger Kosten

IT Kosten senken: Mit 16 Massnahmen zu weniger Kosten

Unternehmen und deren IT Abteilungen stehen unter einem enormen Druck ihre Kosten zu senken. Daher sind Unternehmer und IT Leiter gleichermassen gefragt passende Massnahmen einzuleiten, um das Ziel der Kostensenkung zu erreichen.

In diesem Beitrag stellen wir 16 Massnahmen vor, mit welchem das Ziel erreicht werden kann.

1) Implementierung von Cloudlösungen

Die grosse Problematik bei On-Premise Lösungen, also Lösungen die auf den Desktop-Computern, beziehungsweise im Unternehmen selbst, installiert werden, ist das diese von Zeit zu Zeit upgedated werden müssen. Oftmals handelt es sich jedoch um individuell implementierte Software, welche speziell auf das Unternehmen zugeschnitten sind. Durch das Update entstehen hierdurch enorme Kosten, denn oft muss ein Spezialist ins Unternehmen kommen, um die notwendigen Änderungen vorzunehmen. Dies wiederum erzeugt einen enormen Aufwand.

Diese Thematik kann man umgehen, in dem man konsequent auf Cloudlösungen setzt. Bei diesen Lösungen wird die Software über das Internet bezogen und nicht auf den eigenen Rechnern gespeichert. Falls es Updates gibt, dann werden diese vom Hersteller automatisch eingespielt. Das Unternehmen, oder die IT Abteilung, das diese Software nutzt, braucht sich nicht damit auseinanderzusetzen. Hierdurch können grosse Einsparungen erzielt werden.

2) Outsourcing ins Ausland

Im Inland steigen die Kosten derzeit für IT Dienstleistungen rasant, das liegt unter anderem auch am Fachkräftemangel. Um eine ausgeglichenere Ausgabenstruktur zu erhalten, kann man gute IT Unternehmen im Ausland beauftragen, welche einen Teil der Implementierungsarbeiten übernehmen.

Wichtig ist hierbei jedoch, den richtigen Partner zu wählen, auf den man sich verlassen kann. Ansonsten können die Einsparungen schnell zu einem Minus Geschäft werden.

3) Bestehende Softwareverträge optimieren

Viele Softwareprodukte und Module werden oftmals überhaupt nicht mehr verwendet. Trotzdem kommt es vor, dass diese mit hohen Lizenzgebühren, monatlich oder jährlich gezahlt werden. Daher macht es Sinn, seine bestehenden Softwareverträge zu durchleuchten und zu schauen, ob Verträge oder Teilbereiche vorhanden sind, welche nicht mehr genutzt werden.

Gleichzeitig kann auch ein Lizenzexperte hinzugezogen werden, welcher mit den IT Unternehmen die neuen Verträge aushandelt. In vielen Fällen stellen Softwarehersteller Sonderkonditionen bereit.

4) Virtualisierung

Server werden in den meisten Fällen nur sehr wenig ausgelastet. Oftmals werden nur bis zu 15 Prozent der Kapazität ausgelastet. Die Virtualisierung dieser Server kann dazu führen, dass die Auslastung auf bis zum vierfachen steigt. Das heisst wiederum, dass eine Firma bei einer bestimmten Aufgabenlast, durch Virtualisierung, die Anzahl der physischen Server um das Vierfache verringern kann.

Hierdurch können nicht nur die Hardwarekosten reduziert werden. Auch die Energiekosten sinken, da weniger Geräte vorhanden sind.

5) Strikte Vorgaben für die IT Abteilung

Es gibt leider einige IT Abteilungen welche unnötige Anschaffungen tätigen. Meistens geht es nur darum, neue Infrastruktur zu „testen“. So wird Geld auch für die neusten coolen Geräte ausgegeben, obwohl diese keinen Mehrwert für die Firma bedeuten. Das kann ok sein, in Zeiten, in denen das Budget locker in der Tasche liegt. Sobald jedoch schwierigere Zeiten aufkommen, ist dies nicht mehr zu bezahlen.

Die Unternehmensspitze sollte darauf bestehen, dass die IT Abteilung jeweils einen Business Case, in Schriftform vorlegt, in dem die Notwendigkeit des neuen Gerätes beschrieben ist.

6) Wettbewerber Produkte

Von Zeit zu Zeit sollten Wettbewerber Produkte, zu den bestehenden Lösungen, getestet werden. Hierdurch stellt man sicher, dass man die beste Lösung für seine derzeitigen und zukünftigen Herausforderungen hat. Besonders Wettbewerber Produkte im Bereich Cloud können eine Kostenoptimierung versprechen.

Falls Sie wechseln sollten, prüfen Sie vorher, welcher Aufwand, durch die Entfernung des Vorgänger-Produktes entsteht.

7) Lösungen die zu Ihrem Unternehmen passen

Viele Unternehmen nutzen die „Beste IT Lösung“ in einer bestimmten Kategorie, zum Beispiel die beste Serverlösung. Jedoch macht es mehr Sinn, auf Lösungen zu setzen, welche auf die bestimmten Bedürfnisse des eigenen Unternehmens eingehen. Hierdurch optimiert man zum einen die eigene IT, zum anderen senkt man hierdurch die Kosten enorm. Denn die jeweils „Beste IT Lösung“ in einer Kategorie kann, aufgrund der Marktstellung, bis zu 50 Prozent teurer sein.

8) Telekommunikationsverträge prüfen lassen

Im Bereich Telekommunikationsausgaben sollte man auf professionelle Hilfe zurückgreifen. Denn oft ist dieser Bereich sehr komplex und kann vom Laien nicht durchschaut werden.

Professionelle Berater helfen dabei, die Verträge zu optimieren, Verhandlungen durchzuführen und die derzeitigen Rechnungen zu prüfen.

9) Implementierung von IP Telefonie

Die Wartung bei Standard Telefonanlagen ist sehr hoch. Die Implementierung von IP Telefonie und dem Voice Over IP Protokol kann die Wartungskosten um 50 bis 80 Prozent senken.

10) Zusammenschlüsse von IT Firmen

Derzeit gibt es viele Übernahmen von IT Firmen, durch andere grössere IT Firmen. Oftmals besitzt man selbst Software oder IT Dienstleistungen, der übernommenen kleineren IT Firmen. Mit diesen sollte man nun neue Verträge aushandeln, denn oftmals ermöglichen die einfacheren Regelungen der grossen IT Unternehmen eine Kostenreduktion von 5 bis 10 Prozent.

11) Neue Initiativen verschieben

Es gibt Initiativen welche nicht sofort gestartet werden müssen, sondern einige Monate Zeit haben. Solche Initiativen kann man verschieben. Als Hilfestellung gibt Firma Gartner einige Fragen vor, welche man sich zu diesen Vorhaben stellen kann: Hat diese IT Initiative einen Einfluss auf ein Geschäftsvorhaben mit hoher Priorität in der nächsten Zeit? Wird es die Infrastruktur und administrativen Aufwände, in dem Durchführungszeitraum, verringern? Wird durch die IT Initiative die Performance des Systems aufrechterhalten?

12) Energiekosten und Kühlung

Server und andere IT Komponenten verbrauchen eine Menge an Energie. Auch die Kühlung verursacht Aufwendungen. Um diese niedrig zu halten, kann man auf energieeffiziente und umweltschonende, Server setzen. Auch bei den Daten Zentren kann man diese Massnahme ergreifen und damit Geld sparen.

13) IT vereinheitlichen

Themen wie Bring your own device (BYOD) können die Kosten erheblich steigern. Hier kann eine Vereinheitlichung helfen. Zum Beispiel können Standardservice angeboten werden. In diesem Fall wären dies eine Auswahl aus zwei oder drei Smartphones.

Zusätzliche Einsparungen können dadurch erzielt werden, weil diese einheitliche IT, besser und einfacher zu kontrollieren, zu verwalten und abzusichern ist.

14) Wartungs- und Supportverträge neu verhandeln

In einigen Fällen machen Wartungs- und Supportverträge einen grossen Block in den Aufwendungen aus. Bringen Sie die Vertragspartner zum Verhandlungstisch und besprechen Sie die Dienstleistung mit diesen. Höchstwahrscheinlich werden niedrigere monatliche oder jährliche Beträge das Ergebnis sein.

15) Microsoft Migrationen verschieben

Allzuoft werden zu schnell neue Microsoft Versionen (Betriebssystem, Office, etc.) aufgespielt. Meist lohnt es sich jedoch die Umstellung zu verschieben. Dies kann die Aufwendungen vermindern.

16) Daten- und Storage-Wachstum

Wir leben in Zeiten von Big Data. Immer mehr Daten müssen abgespeichert werden. Hierdurch werden die Rechen- und Storage-Anforderungen immer grösser. Es gilt verschiedene Strategien und Techniken anzuwenden, um die Aufwendungen hier gering zu halten. Einige davon sind:

• Storage Virtualisierung: Erhöhung der Auslastung von Speichersystemen durch Virtualisierung
• Deduplizieren von Daten: Mit dieser Technik lässt sich die Speicheraufwendung um bis zu einem Drittel senken
• Datenbestimmungen anwenden: Einige Daten müssen lange Zeit, aufgrund von gesetzlichen Vorgaben, vorgehalten werden. Anderen Daten können gleich gelöscht werden. Wenn dies konsequent gemacht wird, kann einiges an Platz freigehalten werden.

Fazit

Sie sollten vor den Massnahmen eine klare Roadmap erstellen, welche zu der gewünschten Senkung der IT Kosten führt. Die in diesem Beitrag genannten Punkte können Helfen die benötigten Einsparungen zu erzielen.

Welche Massnahmen treffen Sie? Wir freuen uns auf einen Austausch.

Interessante Links zum Thema:

20 Massnahmen für die Kostenreduzierung
IT Business Beitrag zum Thema
Beiträge auf cio.de

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Der Autor: Sascha Thattil arbeitet bei YUHIRO und hilft Unternehmern und Unternehmen beim einfachen Aufbau von Programmier-Teams in Indien. YUHIRO ist ein deutsch-indisches Unternehmen welches IT Firmen, Agenturen und IT Abteilungen Softwareentwickler bereitstellt und Softwareprojekte abwickelt.

Von Sascha Thattil am Januar 17, 2015   /   IT, Kosten   /   4 Kommentare