Angebot schreiben: So erstellen Sie ein überzeugendes Angebot
Wer als Unternehmer oder Freelancer tätig ist, wird definitiv auch Angebote schreiben.
Wie kann man jedoch überzeugende Dokumente erstellen.
Hier ein paar Tipps.
1) Vorlagen/ Muster verwenden
Manche Unternehmen erhalten täglich Anfragen. Für jedes dieser Anfragen ein komplettes Angebotsschreiben zu entwerfen ist in den meisten Fällen zu aufwendig.
Ein internes Vorbesprechungsmeeting, das Durchgehen der einzelnen Punkte, die Aufwandsschätzung, all das und vieles mehr kann 6 bis 8 Stunden beanspruchen. Erhält man täglich ein zwei solcher Projektanfragen, dann bräuchte man bereits mehrere Vollzeitmitarbeiter im Vertrieb die sich um diese Tätigkeit kümmern.
Sinnvoller ist es daher, ein Vorlage zu werden, in der die meisten der Dienstleistungen bereits beschrieben sind. In solchen Dokumenten müssen dann nur noch einzelne Textpassagen oder Wörter abgeändert werden, bevor man diese dem Kunden sendet.
Pro Anfrage spart man sich hier leicht 6 bis 7 Stunden an Arbeit.
Auch Textbausteine und wiederverwendbare Elemente, wie zum Beispiel Preislisten, welche aufwendig in der Erstellung sind, wirken zeitsparend.
2) Gesetzliche Voraussetzungen prüfen
Auch die gesetzlichen Bestimmungen sollten beachtet werden.
Besonders in Deutschland sind Angebotsschreiben bereits rechtlich gültig und werden Teil der Vereinbarung.
In dem, in Punkt eins erwähnten, Muster können auch diese rechtlichen Gegebenheiten berücksichtigt werden.
Man kann das auch einmalig von einem auf Vertragsrecht spezialisierten Anwalt niederschreiben lassen. So ist man auf der sicheren Seite.
3) Zeitnah antworten
Sei es ein Geschäftsführer oder ein Angestellter, niemand möchte hunderte von Projektvorschlägen erhalten.
Am besten vergibt man das Projekt an eine der ersten drei, welche sich melden. Das scheint zwar nicht die effektivste Methode für die Auswahl von Dienstleistern zu sein. In der Realität sieht es jedoch oft so aus.
Daher ist es besser, so zeitnah wie möglich zu antworten. Am besten innerhalb von 24 Stunden.
Hier hilft auch die Vorlage, mit welcher man schneller arbeiten kann.
4) Idealerweise Software für die Erstellung nutzen
Meistens reicht bereits ein Word Dokument, um ein interessantes Angebot zu erstellen.
Man kann jedoch noch einen professionelleren Eindruck machen, wenn man Software einsetzt. Beispielsweise https://www.proposify.biz/ Hier kann man sich Templates aussuchen.
Gleichzeitig kann man in solchen Softwarewerkzeugen auch frühere Elemente wie Case Studies, Bilder, etc. abspeichern. Diese sind leicht abrufbar und wiederverwendbar.
Software wie proposify hat auch Analytics Funktionalitäten. So kann man später analysieren, wie lange der Projektanfragende das Dokument angeschaut hat.
5) Seine eigenen Dienstleistungen eingrenzen/ spezialisieren
Der Grund warum es solange braucht, um Anfragen zu beantworten ist, weil man selbst auch oftmals eine grosse Menge an flexiblen Dienstleistungen anbietet.
Bei Agenturen werden von der Flyer Erstellung, über die Website Programmierung, bis hin zum Werbemanagement, alles übernommen. Durch diese Komplexität steigt auch der Beratungsaufwand.
Hat man jedoch eine bestimmte Anzahl an Dienstleistungen, welche genau beschrieben sind, dann ist das für alle Seiten einfacher. Sei es der Vertriebler, welcher sich auf das dafür bereitgestellte Marketingmaterial verlassen kann, oder die Vertrags- und Rechtsabteilung, welche sich nur mit einer bestimmten Menge von Bestimmungen befassen muss.
Für jeden der Dienstleistungen könnte man zudem einen spezifischen Prozess festlegen.
Am Beispiel eines Website Projektes:
- a) Briefing mit dem Kunden (1 tägiger Workshop)
- b) Erstellung der Wireframes (20 bis 60 Stunden Aufwand)
- c) Design der Photoshop Bilder (40 bis 80 Stunden)
- d) HTML/ CSS Umwandlung der Photoshop Dateien (40 bis 60 Stunden)
- e) Backend Umsetzung mit PHP (80 bis 160 Stunden)
- f) Einsetzen der Bilder, Texte, Videos und Slider (40 bis 60 Stunden)
Umso genauer die Dienstleistung beschrieben ist, umso besser und desto genauer weiss der Kunde was er für das von ihm bereitgestellte Budget bekommt.
6) Nachfassen
Niemand möchte “verfolgt werden”. Jeder Anfragende möchte das Informationsdokument erhalten. Auf viele weitere Emails und Telefonate können die meisten jedoch verzichten.
Daher sollte man vorsichtig sein, den potenziellen Kunden nicht zu “jagen”. Denn “jeder möchte etwas kaufen”, jedoch will fast niemand “etwas verkauft bekommen”.
Dennoch kann es sinnvoll sein, eine Email oder ein Telefonat, ein paar Tage nach der Zusendung zukommen zu lassen.
Am besten ein Telefonat gleich nach der Versendung des Schreibens und eine Email ein paar Tage später.
Entscheidungsprozesse dauern jedoch meistens länger in grösseren Unternehmen. Daher macht es oftmals auch Sinn, mehrere Wochen oder Monate zu warten und sich dementsprechend Erinnerungen setzt.
7) Hinzufügen zum Newsletter
Anstatt den Kunden “direkt” nach dem Status zu fragen, kann man diesen auch Bitten, am Newsletter teilzunehmen. So kann man von Zeit zu Zeit, weitere Emails mit News und Informationen versenden.
Indirekt kann man somit auf sein, zuvor abgegebenes, Angebot aufmerksam machen.
8) Dedizierten Mitarbeiter darauf ansetzen
Am besten ernennt man jemanden im Team, der die Aufgabe hat, diese Dokumente zu erstellen. Mit der Zeit wird diese Person immer fähiger, die Dokumente professionell und in einem zeitlich akzeptablen Rahmen zu erstellen.
Dies bedeutet jedoch nicht, dass man als Geschäftsführer, von seinen Pflichten befreit ist. Auch dieser, oder ein höherer Manager oder in vielen Fällen auch ein Projektleiter, sollte über das erstellte Dokument schauen und prüfen, ob es mit den Anforderungen übereinstimmt und ob das Projekt auch in das eigene Unternehmen und die vorher festgelegten Prozesse passen.
9) Kostenfreie Online Muster
Wer auf bezahlte Software oder kostenpflichtige Vorlagen verzichten möchte, kann auch Online schauen. In vielen Fällen lassen sich kostenfreie Muster finden, die frei nutzbar sind.
Auch hier: Eine Einschaltung eines spezialisierten Anwaltes kann sinnvoll sein, um die Richtigkeit des Musters festzustellen, eventuelle Lücken aufzudecken und zu beheben.
Eine Vorlage findet man hier
Eine Check-Liste für ein Angebot hier
10) Das Gegenüber zum Handeln bewegen
Zum einen sollte man das Dokument an eine bestimmte Person adressieren, in den meisten Fällen handelt es sich um den Geschäftsführer, in grösseren Unternehmen um einen Abteilungsleiter oder Manager. Zum anderen sollte man dafür sorgen, dass diese Person einen Grund hat schneller zu handeln.
Beispielsweise kann man in dem Dokument eine Frist setzen. Beispielsweise ein Datum, bis wann das Geschriebene gültig ist.
Auch Rabatte können in einigen Fällen zu einem schnelleren Handeln führen. Diese müssen nicht hoch sein. Jedoch freut sich jeder über einen kleinen Nachlass. Gleichzeitig sollte man vorsichtig sein, denn man sollte seine eigene Dienstleistung auch nicht unter Wert verkaufen.
Fazit
Entscheidungen werden oftmals nicht nur von einer Person getroffen. Ein Dokument, dass sich mit anderen Entscheidungsträgern teilen lässt, einfach verständlich ist, die Hauptvorteile und Preise aufzeigt, kann in diesem Prozess hilfreich sein.
Besonders sinnvoll sind Vorlagen, welche vorgeschriebene Geschäftsprozesse beschreiben und sich innerhalb von wenigen Minuten zusammenstellen lassen. Dadurch spart man sich enorm Zeit und macht gleichzeitig einen sehr professionellen Eindruck.
Wie gehen Sie bei der Erstellung von Angebotsschreiben vor?
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Bilder: Flickr.com/ 100 % Campaign/ Best
Der Autor: Sascha Thattil arbeitet bei YUHIRO und hilft Unternehmern und Unternehmen beim einfachen Aufbau von Programmier-Teams in Indien. YUHIRO ist ein deutsch-indisches Unternehmen welches IT Firmen, Agenturen und IT Abteilungen Softwareentwickler bereitstellt.
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