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Wie Sie Managementstrukturen und Prozesse aufbauen können

Wie Sie Managementstrukturen und Prozesse aufbauen können

Jeder Unternehmer welcher eine Firma aufbaut, wird zum einen oder anderen Zeitpunkt damit konfrontiert sein, Managementstrukturen und dazugehörige Prozesse aufbauen zu müssen.

Dies geschieht in den meisten Fällen, wenn die Mitarbeiterzahl eine gewisse Grösse überschreitet. Im Allgemeinen kann man sagen, dass man die ersten Managementstrukturen braucht, sobald man mehr als 7 bis maximal 10 Mitarbeiter im Unternehmen hat.

Im Beitrag einige Tipps wie man solche Strukturen und Prozesse aufbauen kann. Ein besonderer Fokus liegt zudem auf Softwareunternehmen und Internetagenturen.

In der Anfangsphase

Zum Start der Unternehmung gibt es meistens den Firmeninhaber oder eine Gruppe von 2 bis 5 Gründern, welche die Strategien und Aufgaben gemeinsam ausführen.

In einer Gruppe von mehreren Personen ist es natürlich einfacher Managemenstrukturen aufzubauen, denn von Anfang an gibt es bereits “mehrere” Manager, welche sich die Aufgaben untereinander aufteilen können.

Der klassischere Fall ist es jedoch, dass es sich um eine Einzelperson handelt, welche die Firma aufbaut. Daher muss der Aufbau der Managementstrukturen und Prozesse besser geplant sein.

Der erste Mitarbeiter

Der erste Mitarbeiter wird in den meisten Fällen ein Programmierer/ Webentwickler sein (in Softwareunternehmen und Internetagenturen).

Dieser Mitarbeiter wird in den meisten Fällen Projekte, welche von Kunden angefordert werden, ausführen.

Dies sorgt für den ersten Cashflow/ Einnahmen.

Der zweite Mitarbeiter

Zu diesem Zeitpunkt entscheiden sich viele Unternehmer bereits eine weitere Person, entweder in Teilzeit oder in Vollzeit, einzustellen. Diese Person ist meistens im Bereich HR (Personal), Administration und Marketing angesiedelt. Besonders in der Anfangsphase braucht es einen All-Rounder, welcher sich nicht nur auf einen Bereich konzentriert, sondern unterschiedlichste Aufgaben erledigen kann.

In den meisten Fällen wird diese Person nur in einem der Bereiche, zum Beispiel im Bereich HR/ Personalsuche, gut sein. Dies liegt auch daran, dass Angestellte in vielen Fällen auf einen speziellen Bereich fokussiert sind und sich nur wenige in vielen Bereichen gut auskennen.

Zwischenstand

In diesem Stadium (mit zwei Mitarbeitern) wird meistens noch der Unternehmer einen grossen Teil der Administrativen-/ Marketing- und Management-Aufgaben übernehmen.

Bereiche wie Buchhaltung kann man teilweise an einen Steuerberater abgeben.

In diesem Stadium ist es zudem wichtig das die Einnahmen stimmen. Ein Hauptfaktor, welcher über die weitere Expansion bestimmt, sind auch die Stunden- beziehungsweise Tagessätze, welche man den Kunden in Rechnung stellt. Ein zu geringer Stundensatz führt dazu, das eventuell keine weitere Einstellungen vorgenommen werden, da hierzu die Einnahmen fehlen.

Daher sollten der Stundensatz/ die Einnahmen “stimmen”.

Der dritte bis siebte Mitarbeiter

Das Management der nächsten Mitarbeiter lassen sich in den meisten Fällen vom Unternehmer und dem Admin Angestellten gemeinsam meistern. Bis zu sieben Personen lassen sich komfortabel managen. Ab zehn Mitarbeitern sollte man sich mit der Beauftragung/ der Einstellung eines Managers beschäftigen.

Der erste Manager

Der erste Manager im Unternehmen kann einer der bereits bestehenden Mitarbeiter im Unternehmen sein.

Beispielsweise kann einer der Programmierer, jüngere Entwickler, in Form eines Team Leads unterstützen. Drei bis vier Junior Programmierer sollten sich von solch einem Team Lead leiten lassen. Dabei sollte man jedoch beachten, dass es sich beim Team Lead, eher um eine technische Unterstützung der Junior Entwickler handelt, und weniger um eine wirkliche Management-Rolle.

Der erste Manager kann auch ein HR (Personal) Manager sein. Dieser würde sich von Zeit zu Zeit mit den Angestellten zu deren Zufriedenheit und anderen Personalangelegenheiten austauschen. Diese Aufgabe könnte auch vom Admin-Mitarbeiter ausgeführt werden, welcher zum Anfang eingestellt wurde (siehe “Der zweite Mitarbeiter”). Diesem könnte man eine Beförderung zum Personalleiter geben.

Der Vorteil dabei ist, dass sich der Overhead (Mitarbeiterzahl und Gehälter in diesem Fall) nicht unnötig vergrössert.

Gleichzeitig braucht es bei zehn Mitarbeitern jemanden, welcher sich mit den Entwicklern zu den Projekten und austauscht und auf deren Qualität achtet. Dieser Projektmanager oder Prozessmanager kann auch bei Kundeninteraktionen behilflich sein und den Entwicklern Tipps geben und Richtlinien aufzeigen.

Für beide Manager, den HR Manager und den Prozessmanager, ist es wichtig, die Werte des Unternehmens weiterzugeben, so dass diese die Werte “leben”. Diese Werte muss der Unternehmer diesen beiden Personen ganz genau erklären und aufzeigen.

Die Wichtigkeit von Werten und Unternehmenskultur sind nicht zu unterschätzen. Denn nur die richtigen Werte werden das Unternehmen weiterhin in eine positive Richtung gehen lassen.

Erstellung eines Organigramms

Einen Teil der zehn Mitarbeiter sollte der Unternehmer selbst direkt leiten. Das Management eines weiteren Teils der Mitarbeiter sollte der Prozessmanager übernehmen.

Beispielsweise könnte der Unternehmer die Verantwortung für fünf Mitarbeiter übernehmen und für die fünf weiteren Mitarbeiter wäre der Prozessmanager verantwortlich.

Hierbei sollte ein Organigramm erstellt werden, so dass jeder weiss, wer für wen verantwortlich ist und wie Kommunikationsstrukturen aussehen werden.

Im Bild ein Beispiel wie das Organigramm für die ersten zehn Mitarbeiter aussehen kann.

Eine Versendung des Organigramms an alle Beteiligten per Email, die Verteilung einer Kopie in Papierform und ein Meeting, um diese Struktur aufzuzeigen sollte helfen die Situation besser verständlich zu machen.

Der erste Marketing Mitarbeiter

In einem – noch – kleinen Unternehmen sollten alle Mitarbeiter im Bereich Marketing und Vertrieb involviert sein. Die Mitarbeiter müssen jedoch nicht aktiv verkaufen, sondern sollten ihre Augen und Ohren offen halten, für mögliche Upsell-Möglichkeiten.

Ab zehn Mitarbeiten ist es sehr sinnvoll den ersten Marketing/ Vertriebsmitarbeiter einzustellen.

In kleineren Firmen umfassen die Aufgaben eines Marketingmitarbeiters:

  • Content-Erstellung
  • Content-Verteilung
  • Aufbau und Pflege des Partnernetzwerks
  • SEO und SEA Massnahmen (Suchmaschinenoptimierung und Suchmaschinenmarketing)
  • Aufbau und Pflege der Social Media Kanäle
  • Aufbau und Pflege von Marketing und Vertriebspartnern
  • Vertriebliche Tätigkeiten (Verkaufs- und Beratungsgespräche mit potenziellen Kunden)
  • Upsell bei bestehenden Kunden

Die ersten zwei Bereiche Content-Erstellung und Content-Verteilung sind dabei eher neuere Erscheinungen im Marketing/ Vertrieb. Auch Inbound-Marketing genannt.

Die Fähigkeiten eines ersten Marketing Mitarbeiters sollten nicht unterschätzt werden. Die weitere Expansion hängt auch von den Fähigkeiten dieses Mitarbeiters ab. Neukundengewinnung ist dabei meistens von Fleiss (ständige Suche nach neuen Verkaufsmöglichkeiten), Vorbereitung (Vorbereitung auf Verkaufsgespräche) und Genauigkeit (zum Beispiel Pünktlichkeit, korrektes Verfassen von Emails und Dokumenten) geprägt.

Der Weg ab zehn Mitarbeitern

Der Unternehmer und der Prozessmanager sind nun für jeweils fünf Mitarbeiter zuständig.

Für weiteres Wachstum sind folgende Dinge wichtig:

  • Bestehende Kunden bekommen eine gute bis sehr gute Dienstleistung, welches für weitere Aufträge sorgt
  • Der Marketingmitarbeiter und der Unternehmer schaffen es Neukunden zu gewinnen
  • Der HR Manager, der Prozessmanager und der Unternehmer bauen eine gute Beziehung zu den Mitarbeitern auf und achten auf eine angenehme Arbeitsatmospähre
  • Der HR Manager findet und stellt gute Mitarbeiter ein

Sollten diese Voraussetzungen gegeben sein, dann sollte es möglich sein, die nächsten 6 Mitarbeiter einzustellen. Dabei werden die neuen Mitarbeiter so eingeteilt, dass jeweils drei vom Unternehmer gemanagt werden und drei vom Prozessmanager.

Ab 16 Mitarbeitern

Inklusive des Marketing Mitarbeiter, des HR Managers und des Prozessmanagers und der Entwickler ist man nun bei 16 Mitarbeitern.

Jede weitere Einstellung würde die Kapazitäten für das Management überschreiten. Daher ist es wichtig ab hier eine neue Unternehmensstruktur aufzubauen, beziehungsweise, weitere Manager einzustellen und das Organimgramm/ die Zusammenhänge neu zu ordnen.

Hier ein Beispiel wie die neue Struktur aussehen kann:

Die Herausforderungen bestehen dabei in unterschiedlichen Bereichen.

Der Unternehmer zieht sich aus der Mitarbeiter/ Entwickler-Betreuung zurück und gibt gleichzeitig die Verantwortung an zwei weitere Prozessmanager ab.

Die Suche und Findung von zwei sehr guten Prozessmanagern ist daher eine Hauptaufgabe für den Unternehmer und den HR Manager.

Man sollte sich einiges an Zeit nehmen, um hier passende Prozessmanager zu finden.

Kostenkontrolle/ Margenerhöung/ Auslastungserhöhung

Auslastungserhöhung

Zu diesem Zeitpunkt werden die Kosten/ der Overhead sehr hoch sein, denn es gibt sehr viele Manager, im Vergleich zu den Mitarbeitern/ Entwicklern für welche man Stunden in Rechnung stellen kann.

Nicht nur die Kosten werden hoch sein, auch die Auslastung ist gering. Denn ein Prozessmanager kann potenziell bis zu 8 Mitarbeiter/ Entwickler managen und ist jedoch derzeit bei 6 Mitarbeitern, beziehungsweise 5.

Margenerhöhung

Man sollte zudem, zu diesem Zeitpunkt, genug Cashflow generieren, um in einer besseren Verhandlungsbasis gegenüber neuen Kunden zu sein. Altkunden kann man meistens nicht von neuen und höheren Preisen überzeugen, bei Neukunden wird dies jedoch der Fall sein, besonders wenn sich die eigene Lage verbessert hat und man neue Kunden annehmen “kann” und nicht “muss”.

Kostenkontrolle

Gleichzeitig kann man zu diesem Zeitpunkt auch weiter Kostenpunkte reduzieren. Hier einige Möglichkeiten:

  • Mietkostenreduzierung durch Anmietung von günstigen Büroräumlichkeiten
  • Mehr Junior Entwickler, welche das Team unterstützen
  • Reduzierung der variablen Kosten (Computer-Miete, Internetverbindung, Zentrale Klimaanlage)

Weitere Expansion erst nach Beruhigung der Lage

Die Punkte a) weitere Einstellung von Prozessmanagern b) Übergabe von Verantwortung an diese Prozessmanager c) Auslastungserhöhung/ Margenerhöhung/ Kostenkontrolle wird einiges an Zeit in Anspruch nehmen. Beziehungsweise sollte man sich dafür Zeit lassen.

Die Mitarbeiterzahl/ Entwicklerzahl sollte 24 Personen in dieser Phase nicht überschreiten. Jeder Prozessmanager sollte für maximal 8 Mitarbeiter verantwortlich sein.

Risikominimierung

Von Anfang an sollte zudem darauf geachtet werden, dass Risiko maximal zu reduzieren.

Hier einige Möglichkeiten:

  • Vermeidung von Abhängigkeit von einzelnen Kunden: Idealerweise sollte ein Kunde nicht mehr als 10 Prozent des Gesamgeschäftes ausmachen. Alles andere kann zu ungewollten “Forderungen” führen, welche das gesamte Vorhaben verunsichern können.
  • Vermeidung von Abhängigkeit von einzelnen Mitarbeitern: Auch hier sollte man darauf achten, dass man von einzelnen Mitarbeitern nicht zu sehr abhängig wird. Dies würde die Handlungsfähigkeit des Unternehmens unnötig einschränken. Es sollte immer möglich sein, Mitarbeiter, im Bedarfsfall austauschen zu können. Dies kann zum Beispiel der Fall sein, wenn der Mitarbeiter eine neue Stelle antreten möchte.
  • Konstante Neukunden-Akquise: Es wird immer den Bedarf für Neukunden geben. Die Marketing-Strukturen und Prozesse sollten so ausgelegt sein, dass ständig neue Anfragen und Projekte generiert werden.
  • Konstante Erhöhung der Burn-Rate: Wie lange kann Ihr Unternehmen ohne nennenswerte Einnahmen oder einer starken Einkommensreduzierung weitergeführt werden? Die Zeit welche man hat, bevor das Unternehmen ohne Mittel dasteht, nennt man Burn-Rate (aus dem Englischen: Schmelzgeschwindigkeit). Man sollte daher darauf achten, diese Burn-Rate konstant zu erhöhen. Beispielsweise von 10 Monate auf 20 Monate. Damit schaffen Sie sich Luft für schwierigere Phasen.

Ab 24 Entwicklern

Die weitere Expansion, welche nach der initialen Einstellung der 24 Entwickler geschieht, wird in diesem Beitrag nicht behandelt. Weitere Beiträge in diesem Blog werden das beschreiben.

Mitarbeiter sind Menschen

Beachten Sie zudem dass es sich bei Mitarbeitern um Menschen handelt. Jeder Mensch kämpft mit Emotionen wie Gier, Neid, Liebe und Macht. Diese Emotionen zu managen wird besonders aufwendig, wenn mehr und mehr Personen dem Unternehmen beitreten.

Wichtig ist in diesem Zusammenhang, dass es eine Unternehmenskultur gibt, welche gute Werte vermittelt. Werte wie unter anderem Integrität, Respekt, Ehrlichkeit und Transparenz sollten wichtige Teile der Kultur im Unternehmen sein und auch so vom Management gelebt werden.

Die richtigen Mitarbeiter und Resultate-Orientierung

Es wird Ihnen nicht viel bringen viele gute Beziehungen mit den Mitarbeitern aufzubauen, wenn dahinter nicht Resultate stehen.

  • Kunden möchten gute bis sehr gute Dienstleistungen erhalten, dafür braucht es gute Entwickler.
  • Um neue Kunden zu gewinnen braucht es einen fleissigen Marketing-Mitarbeiter/ Vertriebler, der die Extra-Meile geht, um diese von sich und dem Unternehmen zu überzeugen.
  • Der HR Manager muss in der Lage sein geeignete Kandidaten/ Bewerber auf das Unternehmen aufmerksam zu machen und aus diesen die richtigen Mitarbeiter einzustellen.
  • Der Prozessmanager muss in der Lage sein gute Werte zu vermitteln, starke und transparente Beziehungen zu den Entwickler aufzubauen und die Kommunikation zu verbessern.

Wichtig sind Resultate, daran sollten Mitarbeiter und Manager gemessen werden.

Fazit

Zu oft werden wichtige Grundregeln des Unternehmertums nicht beachtet und bringt dadurch die eigene Firma und das Vorhaben ins Schwanken. Auch den Mitarbeitern ist dadurch wenig geholfen.

Man kann eine Firma ohne zu grossen selbstauferlegten Druck und die richtigen Strategien aufbauen. Einige der Tipps aus diesem Beitrag sollten hierzu behilflich sein.

Was ist Ihre Erfahrung? Was sind wichtige Punkte bei dem Aufbau von Managementstrukturen und Prozessen?

Bild: Flickr.com/ Licht


Der Autor: Sascha Thattil arbeitet bei YUHIRO und hilft Unternehmern und Unternehmen beim einfachen Aufbau von Programmier-Teams in Indien. YUHIRO ist ein deutsch-indisches Unternehmen welches IT Firmen, Agenturen und IT Abteilungen Softwareentwickler bereitstellt.

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