Was ist ein Firmenwiki?
Eine Fachkraft kündigt und neue Mitarbeiter können von dem gebündelten Wissen nicht mehr profitieren? Mit einem gut strukturierten Firmenwiki passiert Ihnen so etwas nicht!
Mit einem Firmenwiki können Sie das Wissensmanagement in Ihrem Unternehmen stark beeinflussen. So kann firmeninternes Know-How ganz einfach digital dokumentiert und weitergegeben werden.
Diese verbesserte Zusammenarbeit durch eine zentrale Speicherung bringt für Firmen verschiedenster Größenordnungen viele Vorteile mit sich.
Einführung
Wissen ist das höchste Gut eines Unternehmens.
Wichtige Informationen und Daten sollten deshalb akribisch verwaltet werden und transparent erreichbar sein. Ist dies nicht der Fall, kann es schnell zu einer großen Herausforderung werden, bestimmte Inhalte zu erreichen, die schlussendlich produktive Arbeitszeit und interne Ressourcen verbrauchen.
Werden diese Probleme beseitigt, entsteht ein klarer Wettbewerbsvorteil. Außerdem wird die digitale Kommunikation im Unternehmen sehr verbessert und die Zusammenarbeit gefördert.
Ähnlich wie beim Informationsportal Wikipedia, werden Informationen, Daten und Dokumente in einem internen Pool gesammelt und ständig bearbeitet. Diese erste Anlaufstelle ermöglicht allen Personen, denen der Zugang gewährt wird, entsprechende Einträge vorzunehmen und zu bearbeiten.
Somit kann jeder Mitarbeiter im Betrieb sich Inhalte aufrufen, sich über Neuigkeiten informieren und Abläufe erstellen. Mit diesem wertvollen Werkzeug entsteht eine optimierte Vernetzung, die die Unternehmenskultur beeinflusst.
Vorteile von Wikis im Betrieb
Neben der Dokumentation von firmeninternen Wissen und der Effizienzoptimierung, bringt das Firmenwiki noch andere Vorteile mit sich:
- Erreichbarkeit: Alle Mitarbeiter haben die Möglichkeit dasselbe Know-How in kürzester Zeit zu erreichen und sind stets über firmeninterne Projekte und News informiert.
- Leichte Infrastruktur: Sie ist einfach zu nutzen. Die Bearbeitung der Inhalte erfolgt über einen multimedialen Rich-Text-Editor, die auch bei komplexeren Dokumenten keine spezifische Kenntnis erfordern.
- Zentrale Bearbeitung: Alle Bearbeitungen erfolgen über ein zentrales System, dass interaktiv kommuniziert. So können neue Projekte gemeinsam erstellt oder aktualisiert werden. So sind Inhalte, im Gegensatz zu einem traditionellen Intranet, sofort, zentral und in der aktuellsten Version erreichbar.
- Optimierte Arbeitsprozesse: Mitarbeiter können Daten und Abläufe, die ihnen zugänglich sind, stets abrufen. Es besteht der direkte Zugang zu notwendigen Dokumenten und Grafiken ohne bei anderen Kollegen nachzufragen. Sollte eine Erlaubniseinholung trotzdem notwendig sein, kann auch dies mit der entsprechenden Angabe des Ansprechpartners im Wiki vermerkt werden.
- Wissensverlust vorbeugen: Auch wenn sich im Unternehmen Strukturen ändern und wichtige Fachkräfte den Betrieb verlassen, bleibt das gesammelte Wissen weiterhin im Unternehmen.
- Berechtigungsmanagement: Je nach Bedarf kann der Zugriff eingeschränkt werden, so dass bestimmte Bereiche geschützt und nur von bestimmten Mitarbeitern oder Teams erreichbar sind. Die Bearbeitung kann ebenfalls eingeschränkt werden.
- Wiederherstellung von Daten per Knopfdruck: Sollte eine ältere Version aus der Revisionshistorie notwendig sein, kann sie schnell und unkompliziert wiederhergestellt werden.
- Effizientere Einarbeitung vom Personal: Mit dem Firmenwiki lässt sich die Einarbeitung und Weiterbildung erleichtern. Zum größten Teil kann der Mitarbeiter sich bereits selbstständig einarbeiten, was sowohl Zeit als auch Kosten für das Unternehmen spart. Auch lässt sich die Übergabe von Projekten besser strukturieren.
- Besseres Teamwork: Ohne das ganze Team zu einem Meeting zusammenzurufen, kann über das Portal kommuniziert werden. Dies spart Zeit und mach ortsunabhängig und bietet viel mehr Raum für Flexibilität.
- Informationen verlinken leicht gemacht: Beiträge lassen sich untereinander verlinken, so dass Informationen sich nicht wiederholen und sich Themen leicht navigieren lassen.
Hürden für das Wissensmanagement
Neben den vielen Möglichkeit, gibt es auch einige Nachteile die innerhalb des Unternehmens für Unruhe sorgen können:
- Firmenkultur: Bei manchen Unternehmen wird gern auf das Altbewährte gesetzt und Neues als Risiko statt als Chance für bessere Wettbewerbsfähigkeit und transparentere Infrastruktur angesehen.
- Aufwand: Neben dem finanziellen Aufwand besteht natürlich auch der Zeitaufwand. Schließlich dauert es seine Zeit bis alle Mitarbeiter eingearbeitet sind und sich aktiv am neuen Tool beteiligen.
- Kulturwandel: Mit der Einführung des Wissensmanagements entsteht auch ein Wandel im Arbeitsablauf und in der Kommunikation innerhalb des Betriebs. Falls diese Veränderung nicht geschieht, ist es schwierig den Mehrwert aus dem System zu schöpfen.
- Aktive Mitarbeit: Damit das Wiki überhaupt funktioniert ist es dringend notwendig, dass sich alle Mitarbeiter stets beteiligen und auch entsprechende Aktualisierungen und Bearbeitung zeitig vornehmen. Erst mit der Akzeptanz aller ist es möglich die Vorteile vom Firmenwiki zu erleben.
- Datensicherheit: Um ständige Sicherheit von Daten zu gewährleisten, sind regelmäßige Updates mit denen Sicherheitslücken geschlossen werden, notwendig.
Das gehört in solch eine Anlaufstelle
Inhaltlich stellt man sich schnell die Frage, was denn nun alles in das Wiki rein sollte. In der Regel gehören alle Informationen, Dateien und Grafiken hinein, die auch zeitübergreifend für das Unternehmen von besonderer Wichtigkeit sind oder sein können. Auch Informationen oder Projekte, die zusammen dynamisch entwickelt werden, sollten im System nicht fehlen.
- Personalinformationen: Damit effektiv und produktiv gearbeitet werden kann, gehören Informationen rund um die Mitarbeiter in das zentrale Management. Hierzu zählt das Mitarbeiterverzeichnis, Organigramme, Abwesenheitsinformationen oder auch Formulare für verschiedene Anträge wie etwa Urlaubsanträge. Interne News, spezielle Angebote, Rechtshilfen oder Sonderangebote für Mitarbeiter sind ebenfalls dabei.
- Prozessabläufe: Mit dem aktiven und gut funktionierenden Firmenwiki können Sie die tägliche Arbeit entlasten. Außerdem unterstützt es das Unternehmen dabei Prozesse zu optimieren und möglicherweise sogar zu automatisieren. Hierzu gehören beispielsweise Pflichtenhefte, Lizenzen, Projektplanungen, Email-Vorlagen, Kundeninformationen usw.
- Informationen rund um das Unternehmen: Klar definiert kann das Unternehmen in dem Portal dargestellt werden, wie etwa Abteilungsinformationen oder Informationen über die Geschäftsführung. Hierzu gehören auch Eindrücke von außerhalb wie aus den Presseberichten.
- Angebote des Unternehmens: Alle Informationen zum eigenen Produkt oder zur Dienstleistung können genau dokumentiert werden, so dass alle Mitarbeiter immer über die neuesten Entwicklungen informiert sein können. Besonders wichtig sind diese Informationen in Zusammenhang mit der Kundenkommunikation oder für das Marketing.
Fazit
Mit einer gut strukturierten und erfolgreichen Wiki sorgen Sie für bessere, digitale Kommunikation und Zusammenarbeit im Unternehmen. Das bedeutet höhere Produktivität, die wiederum für bessere Motivation und Zufriedenheit bei den Mitarbeitern sorgt.
Um dahin zu gelangen, ist es notwendig, dass alle an einem Strang ziehen. Nur wenn sich alle im Betrieb mit dem Wiki auskennen und wissen wie die Plattform funktioniert, kann eine aktive Beteiligung erwartet werden. Darum ist es wichtig von Anfang an konsequent die Mitarbeit zu fördern.
Nach einer gewissen Zeit der Eingewöhnung läuft das System fast automatisch und bietet einen enormen Mehrwert für das Unternehmen, von dem alle Mitarbeiter profitieren können.
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Der Autor: Sascha Thattil arbeitet bei YUHIRO und hilft Unternehmern und Unternehmen beim einfachen Aufbau von Programmier-Teams in Indien. YUHIRO ist ein deutsch-indisches Unternehmen welches IT Firmen, Agenturen und IT Abteilungen Softwareentwickler bereitstellt.
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