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Vorlage/ Muster für Pflichtenheft

Vorlage/ Muster für Pflichtenheft

Neben dem Lastenheft, welches vom Auftraggeber erstellt wird, ist auch das Pflichtenheft, welches vom Auftragnehmer erstellt wird, wichtig.

In diesem Beitrag finden Sie eine Vorlage für solch ein Dokument, als auch ein paar Informationen hierzu.

Wozu braucht man dieses Dokument?

Ein Grossteil der IT Projekte scheitert. Dabei erscheinen, je nach Quelle, Zahlen von 30 bis 70 Prozent. In den meisten Fällen werden Budgets überschritten, die Abgabedaten nicht eingehalten oder das Projekt schlägt komplett fehl.

Der Grund liegt oftmals auch an der Weise wie die Projektbeschreibung geschieht.

Auf der Kundenseite steht oftmals ein Nicht-IT-Experte, welcher einfach eine “Software” benötigt.

Auf der Auftraggeber steht meistens ein IT Fachman/ -frau/ Firma.

Der Kunde hat oftmals die Tendenz, seine Projektanforderung in Emails und verbal weiterzugeben. Unterschiedliche IT Unternehmen/ potenzielle Auftragnehmer, werden diese unvollständigen Projektanforderungen in unterschiedlicher Weise aufnehmen und stark voneinander abweichende Angebote abgeben.

Das Projekt, aus Sicht des Kunden ist zwar immer das Gleiche, was beim Anbieter ankommt, ist jeweils immer etwas anders, weil zum Teil unterschiedliche Fragen gestellt werden, beziehungsweise unterschiedliche Antworten auf die gleichen Fragen gegeben werden.

Zwischenschritt Lastenheft

Um hier eine Basis zu schaffen, braucht es ein Lastenheft, welches vom Kunden erstellt wird. In diesem Dokument werden alle Anforderungen in einfacher Sprache verfasst.

Diese Zusammenfassung des IT Projektes können dann an alle potenziellen Auftragnehmer versendet werden. Auch weitere Ausführungen sollten in diesem Dokument aktualisiert und jeweils an alle Anbieter verteilt werden.

Hierdurch hat jedes Unternehmen die gleiche Anforderung vorliegen und man bekommt ein Angebot, welches mit anderen Offerten vergleichbar ist.

Vor dem Angebot selbst erstellen die IT Unternehmen meistens ein Pflichtenheft, um das Verstandene mit dem Auftraggeber abzugleichen.

Das steht in diesem Dokument

Das Pflichtenheft beschreibt, was das IT Unternehmen verstanden hat. Es berührt Punkte wie Ziele, Risiken, Systemumgebung, verwendete Technologien und auch Nicht-Ziele, also Bereiche welche nicht Teil des Projektes sind.

Das Dokument hilft später auch bei der Abnahme des Projektes durch den Kunden. Sollten weitere Änderungen gewünscht werden, kann auf das Pflichtenheft verwiesen werden.

Vorteile dieser Vorgehensweise

Hier einige Vorteile, welche man durch diese Herangehensweise hat:

  • Besseres Verständnis der Anforderungen: Das gleiche Wort oder der gleiche Satz kann eine unterschiedliche Bedeutung für einen Nicht-IT’ler und einen IT’ler haben. Durch den schriftlichen Austausch kann sichergestellt werden, dass beide Seiten das Gleiche verstehen.
  • Das Projekt kann besser abgesteckt werden: Der Projektumfang wird für beide Seiten klarer. Der Auftragnehmer kann im Dokument idealerweise umschreiben, was nicht Teil des Projektes sein wird. Der Auftraggeber kann seinerseits Einwände geben, falls es hier ein unterschiedliches Verständnis gibt.
  • Aufwand kann reduziert oder erhöht werden: Sieht der Kunde, dass das Budget weit überschritten wird, kann man unwichtigere Teile des Projektes herausnehmen, in dem man das Dokument dementsprechend ändert.
  • Das Angebot ist genauer: Das Pflichtenheft wird meistens Teil des Angebotes und damit ist das Angebot auch viel genauer, als ohne ein solches Dokument.

Der Nachteil:

Ein Nachteil eines solchen Dokumentes, ist der zeitliche Aufwand, welches dieses erzeugt. Besonders die Kundenseite, welches sich mit IT Projekten nicht wirklich auskennt, wird die Wichtigkeit von diesem höchstwahrscheinlich unterschätzen und sich den Aufwand für die Erstellung ersparen wollen.

Hier muss dem Kunden klar gemacht werden, dass die Erstellung von diesen beiden Dokumenten (Lastenheft/ Pflichtenheft) sinnvoll ist.

Fazit

Die Erstellung einer genauen Beschreibung der Anforderungen kann spätere Missverständnisse vermeiden, die Projektabwicklung beschleunigen und das Budget besser bestimmen lassen.

Es lohnt sich in fast allen IT Projekten, besonders aber bei solchen, welche sich über mehrere Mannmonate erstrecken.

Hier kostenfreie Vorlagen und Informationen:
Kostenfreies Muster
Muster für den eBusiness Bereich
Eine Checkliste


Der Autor: Sascha Thattil arbeitet bei YUHIRO und hilft Unternehmern und Unternehmen beim einfachen Aufbau von Programmier-Teams in Indien. YUHIRO ist ein deutsch-indisches Unternehmen welches IT Firmen, Agenturen und IT Abteilungen Softwareentwickler bereitstellt.

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