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Richtig delegieren: 10 Tipps für eine effektive Delegation

Richtig delegieren: 10 Tipps für eine effektive Delegation

Als Unternehmer oder Manager kann man nicht und sollte man auch nicht alles selbst machen. Aufgaben an das Team weiterzugeben bedeutet nicht “toll ein anderer machts” sondern ist eine grosse Verantwortung, denn nur so kann ein effizient und effektiv geführtes Unternehmen entstehen, das Profite erwirtschaftet und langfristig erfolgreich bleibt.

Im Beitrag 10 Tipps wie man ein gutes delegieren sicherstellt.

Was kann delegiert werden?

Im Grund genommen kann jede Aufgabe weitergegeben werden. Dennoch sollte man ein paar Dinge berücksichtigen wenn man das macht. Denn nicht jeder Mitarbeiter hat die notwendigen Fähigkeiten um die Tätigkeit auszuführen, beziehungsweise fehlt die Schulung.

a) Aufgaben die der Mitarbeiter bereits gut kennt, zum Beispiel aus früheren Arbeitsverhältnissen

Manche Dinge hat der Mitarbeiter oder Manager bereits in einem früheren Arbeitsverhältnis ausgeführt. Zum Beispiel das Anrufen von Bewerbern, das Schreiben von Rechnungen, der Anruf bei potentiellen Kunden, etc. Diese Bereiche kann man ohne grössere Schwierigkeiten an diese Person weitergeben.

b) Aufgaben die leicht zu erlernen sind

Es gibt Dinge die man einfach erlernen kann. Wie zum Beispiel das Eintüten von Flyern in einen Briefumschlag oder die Annahme von Telefonaten und die Weiterleitung dieser.

c) Tätigkeiten, welche der Manager dem Mitarbeiter in einer Art Schulung erklärt

Falls das Teammitglied keine Erfahrung mit der Sache hat, dann muss der Manager diese im Detail erklären können, um die Person so in die Lage zu bringen, es erfolgreich auszuführen.

d) Tätigkeiten welche der Mitarbeiter durch eine Schulung erlernt

Dinge wie Vertrieb, Telefonverkauf, Design von Unterlagen im Corporate Design, etc. sind Dinge die nicht so einfach erlernt werden können.

Hier muss das Unternehmen Schulungen/ Trainings/ Seminare/ Workshops bereitstellen, wo das Teammitglied genau lernt was im jeweiligen Aufgabengebiet von ihm/ ihr verlangt wird.

e) Dinge die er/ sie bereits im Studium/ in der Ausbildung erlernt hat

In einigen Bereichen bringen Hochschulabsolventen oder Personen die eine Ausbildung gemacht haben, bereits Expertise mit. Ein BWL Absolvent hat sich höchstwahrscheinlich bereits ausgiebig mit den Themen Personalwesen und Marketing auseinandergesetzt. Viele Dinge kann man von solchen Mitarbeitern bereits erwarten, ohne eine grosse Einführung zu geben.

Eine Person mit Handwerker-Ausbildung kann sicherlich bereits eine Bohrmaschine richtig betätigen.

1) Erst planen und erst dann die Tätigkeit weitergeben

Laut unterschiedlichen Quellen spart man sich durch jede Minute, welche man mit der Planung verbringt, zirka 10 bis 12 Minuten während der Durchführung.

Daher macht es Sinn einiges an Zeit aufzuwenden um vorweg einen genauen Plan aufzustellen.

Hier eine kurze Checkliste ( am Beispiel Flyerkampagne):

Beispielsweise sollen Flyer an potentielle Kunden gesendet werden. Anstatt dem Mitarbeiter diese Aufgabe zu übergeben und zu hoffen das alles richtig läuft, sollte man folgendes machen.

i) Aufgaben in einzelne Bereiche herunterbrechen/ Arbeitsschritte festlegen: In der Flyerkampagne könnte dies zum Beispiel folgendes sein

a) Recherchieren der Kontaktadressen auf den Gelben Seiten und Aufschreiben in Excel
b) Kaufen der Briefumschläge
c) Erstellen lassen der Designs vom Inhouse Designer
d) Drucken der Designs über Vistaprint
e) Flyer in die Briefumschläge packen
f) Briefmarken kaufen
g) Adressen auf die Briefumschläge schreiben
h) Fertige Briefe vom Manager überprüfen lassen
i) Flyer per Post versenden
j) Retouren der Post in der Excel notieren

ii) Kann die Arbeit an einen externen Freelancer oder Dienstleister abgegeben werden und der Mitarbeiter koordiniert die Aufgabe nur?

In manchen Fällen muss nicht unbedingt der Teamkollege die Sache erledigen, an welchen delegiert wurde. Manche Dinge können an externe Dienstleister abgegeben werden. Im Flyer Beispiel kann das die Versendung der Post sein. Es gibt externe Dienstleister welche die Post kostenfrei vom Büro abholen, so spart man sich Zeit und Geld für die Versendung. In Deutschland bietet diesen Service zum Beispiel die Deutsche Post an.

iii) Kann auch innerhalb der Firma “outgesourced” werden

Auch sollte man intern in der Firma schauen, ob Dinge “outgesourced“ werden können. Anstatt das der Teamkollege das Design erstellt, gibt er/ sie es an den Inhouse Designer ab. Der Mitarbeiter muss dann nur mit dem Designer koordinieren und sicherstellen das die Aufgabe nach Vorgabe geschieht.

iv) Listen erstellen, was und wie es gemacht werden muss

Dies alles kann man in einer Liste festlegen und dem Teamkollegen als Arbeitsschritte vorgeben. Es gibt hier auch viele Online Werkzeuge welche hierbei behilflich sind.

2) Evaluieren was der Mitarbeiter gut kann und was nicht

Auf der einen Seite sollte man dem Teammitglied nicht alles zutrauen. Beispielsweise mag er/ sie nicht wirklich gut sein einen Verkaufstext für den Flyer zu schreiben. Auch dies kann ein externer Content Writer/ Copy Writer wohl besser.

Auf der anderen Seite sollte man die Fähigkeiten nicht unterschätzen. Gibt man Mitarbeitern herausfordernde Ziele, dann können diese in vielen Fällen erreicht werden.

Ein Verwaltungsmitarbeiter kann zum Beispiel auch Bewerber anrufen. Auch wenn er/ sie diese Tätigkeit noch nie ausgeführt hat. Eine gute Einführung in das Thema kann den Teamkollegen in die Lage versetzen die Aufgabe erfolgreich durchzuführen.

Auf jeden Fall sollte man jedoch Aufgaben geben die motivieren und herausfordernd wirken.

3) Zeit nehmen und Schritt für Schritt erklären, was die Aufgabe beinhaltet

Auch sollte man sich Zeit nehmen die ganze Aufgabe Schritt für Schritt zu erklären.

Es ist besser 4 Stunden die Tätigkeit im Detail zu erklären, als dass der Mitarbeiter wochen- oder monatelang in die falsche Richtung oder nicht-effektiv arbeitet.

In einigen Fällen macht es Sinn sich sogar noch mehr Zeit zu nehmen oder den Mitarbeiter auf Schulungen oder Seminare zu schicken.

4) Ziele/ KPI’s festlegen

Was ist das Ziel? Was muss erreicht werden, dass die Aufgabe als “mit guter Leistung abgeschlossen” angesehen werden kann.

Im Flyer-Beispiel könnte es Folgendes sein: “Die Versendung von 10’000 Flyern bis zum 20.09.2017”.

Bei einem Vertriebskollegen könnte es sein: “Der Verkauf von 500 Einheiten bis Ende 2018”.

Es ist dabei besser in “Ergebnissen” zu denken und KPI’s (Key Performance Indicator, neudeutsch für “Leistungskennzahl”) festzulegen. Denn Ergebnisse/ Resultat bringen mehr als nur Aktivitäten.

Eine Aktivität wäre zum Beispiel “Der Anruf von 50 potentiellen Ansprechpartnern am Tag”, ein Resultat wäre jedoch “5 Ansprechpartner, welche Bedarf an unserer Dienstleistung haben, am Tag finden”. Wenn man jedoch weiss, dass bestimmte Aktivitäten an Resultate gekoppelt sind, dann könnte man auch formulieren “Anruf von 50 potentiellen Ansprechpartnern am Tag, wobei bei mindestens 5 Ansprechpartnern ein konkreter Bedarf erzeugt werden soll”.

5) Für ein Jahr im Vorraus planen

Anstatt nur für eine Woche oder einen Monat zu planen, kann man sich die Zeit nehmen, um gemeinsam mit dem Mitarbeiter das ganze Jahr durchzuplanen.

  • Welche Ziele gibt es für die nächsten 12 Monate?
  • Welche Tätigkeiten müssen ausgeführt werden, um dieses Ziel zu erreichen?
  • Welche Qualität muss diese Tätigkeiten haben, um das Ziel zu erreichen?
  • An welchen Tagen (mit Datum), müssen welche Aufgaben durchgeführt werden?

6) Software- beziehungsweise Projektmanagement Tools verwenden

Diesen Zeitplan kann man in ein Software-Management Tool eingeben. Dabei reicht bereits eine einfache Online Software, wo man die Tätigkeiten mit Datum eingeben kann.

7) Prüfmassnahmen festlegen/ Regelmässige Meetings

Jeden Monat kann man sich zusammensetzen und schauen welche der Ziele erreicht wurden und ob auch alle Aktivitäten durchgeführt wurden.

Fehlen Aufgaben? Dann stellt sich die Frage was den Mitarbeiter daran hindert diese auszuführen (Beispielsweise Störungen durch Kollegen oder nicht funktionierende Arbeitswerkzeuge, etc.)

Wurden Ziele verfehlt? Dann muss geklärt werden, ob die Qualität der Arbeit stimmt oder ob eventuell die Tätigkeiten neu geplant werden müssen (Für das Flyer-Beispiel: Die Daten auf den Gelben Seiten sind unvollständig und man muss seine Tätigkeit auf eine andere Adress-Datenbank verlegen)

Wie waren die letzten 30 Tage (welche Herausforderungen gab es), wie ist der Stand heute (was wurde erreicht), wie werden die nächsten 30 Tage sein (Auflistung der Tätigkeiten/ Umsetzungsplan)? Dieser Ansatz stammt aus dem sogenannten Scrum. Hier kann der Mitarbeiter diese drei Dinge im Detail darlegen.

8) Regelmässiges Reporting

Der Teamkollege kann zudem einen täglichen kurzen Report in das Online Software Werkzeug eingeben. Beispielsweise als Kommentar oder als Excel Übersicht hochladen.

Dieses Reporting kann in den regelmässigen Meetings hilfreich sein. Da man hier unterschiedliche Muster erkennen kann (Beispielsweise sieht man, dass an bestimmten Tagen die Leistung anders ist als an anderen Tagen. Hier kann man Fragen warum das so ist und was man tun kann um ihn/ sie zu unterstützen)

9) Fehler erlauben und den Mitarbeiter daraus lernen lassen

Wichtig ist zudem dass man der Person erlaubt auch Fehler zu machen. Das ist immer noch der beste Weg, um zu lernen.

Im Umkehrschluss kann man auch sagen, dass wenn man Fehler nicht erlaubt, sich auch der Mitarbeiter nicht weiterentwickeln kann.

10) Resultate zählen, Aktivitäten sind eher unwichtig

Effektive Manager weiss zudem: Das Einzige was wirklich zählt sind Resultate. Die Anzahl der Aktivitäten während der Tätigkeit sind dagegen eher unwichtig. Besonders im Bereich Softwareentwicklung oder ähnlichen Berufen wo es eher um Kreativität geht, ist dies wichtig.

Auch im Vertrieb ist dies wichtig. Was nützt es, wenn das Teammitglied jeden Tag, ein Jahr lang komplett beschäftigt ist, jedoch keinen Verkauf erzielt. Falls etwas nicht passt, muss also schnell ein Weg gefunden werden, um die vorgegebenen Ziele erreichen zu können.

Fazit

Man sollte sich die Zeit nehmen den Mitarbeiter entweder selbst zu schulen, die Aufgabe im Detail zu erklären, interne Seminare durchzuführen oder die Person an die man delegiert an externe Trainings zu senden.

Dabei kann es sich lohnen, wenn es auch längere Trainings von mehreren Tagen sind.

Hier eine kurze Story dazu:

Ein Mann geht im Wald spazieren. Nach einer Weile sieht er einen Holzfäller, der intensiv und sehr angestrengt einen Baumstamm zu zersägen. Er stöhnt und schwitzt und hat offensichtlich viel Mühe mit seiner Arbeit.
Der Spaziergänger tritt etwas näher heran, und erkennt schnell die Ursache und sagt zum Holzfäller: „Guten Tag. Ich sehe, dass Sie sich Ihre Arbeit unnötig schwer machen. Ihre Säge ist stumpf – warum schärfen Sie sie nicht?“
Der Holzfäller schaute nicht einmal hoch, sondern zischte nur durch die Zähne: „Ich habe keine Zeit, die Säge zu schärfen. Ich muss sägen!“

Manchmal ist es für eine ideale Delegation von Tätigkeiten wichtig, sich diese Zeit zu nehmen, so dass die Aufgabe langfristig einfacher fällt.

In diesem Zusammenhang sind auch Trainings wichtig.

Team-Chef: Was passiert wenn wir die Mitarbeiter zu Schulungen schicken und diese das Unternehmen dann verlassen? Geschäftsführer: Was passiert wenn wir das nicht tun und diese Mitarbeiter bei uns bleiben?

Welche Erfahrungen haben Sie gemacht? Was muss man beim richtigen delegieren beachten?

Hier ein paar interessante Beiträge:
Erfolgreich delegieren – Ein Beitrag auf Karrierebibel
Fünf Stufen der Delegation
Fünf wichtige Regeln

Bilder: Flickr.com/ Kompetenzzentrum/ Tacke/ HUHEZI


Der Autor: Sascha Thattil arbeitet bei YUHIRO und hilft Unternehmern und Unternehmen beim einfachen Aufbau von Programmier-Teams in Indien. YUHIRO ist ein deutsch-indisches Unternehmen welches IT Firmen, Agenturen und IT Abteilungen Softwareentwickler bereitstellt.

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