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Erfahrungen mit Trello: Vorteile und Nachteile

Erfahrungen mit Trello: Vorteile und Nachteile

Seit einigen Monaten nutzen wir Trello, um mit Freelancern und eigenen Mitarbeitern zu kommunizieren und Aufgaben zu verteilen.

Im Beitrag beschreiben wir die Vorteile, Nachteile und unsere Erfahrungen zum diesem Werkzeug.

Wie funktionierts?

Das System besteht im Grunde genommen aus Tafeln, Listen und Karten und ist ganz ähnlich zu einer Kanban Tafel.

Man erstellt neue Tafeln, und kann dort neue Liste hinzufügen und Karten darauf platzieren.

Beispiel: Man erstellt eine neue Tafel mit dem Namen “Kundenanfragen”. Darin erstellt man nun 3 Listen. Liste 1) “To Do”, Liste 2) “In Bearbeitung” und Liste 3) “Bearbeitet”.

In der “To Do”-Liste kann man sich nun unterschiedliche Aufgaben als “Karten” anlegen und auch unterschiedlichen Teammitgliedern zuordnen. Diese werden unter anderem per Email benachrichtigt, dass diese der Karte hinzugefügt wurden.

Auch den unterschiedlichen Tafeln können Teammitglieder zugeordnet werden, so dass nur diese Teammitglieder auf die entsprechende Tafel zugreifen können.

Sobald das Teammitglied mit der Bearbeitung der Karte in der To Do Liste anfängt, kann er/ sie diese dann in die Liste “In Bearbeitung” hinüberschieben.

Über alle Aktivitäten werden die Teammitglieder, entweder über Email oder über das interne Nachrichten-System informiert.

Auch innerhalb der Karten selbst, gibt es sehr viele Funktionalitäten. Beispielsweise kann man dort Kommentare und Beschreibungen hinzufügen.

Auch kann man die Karten mit unterschiedlichen Farben versehen, um deren mehr Wichtigkeit zu geben.

Man kann innerhalb der Karten auch Checklisten erstellen. Der Fortschritt der Checklisten wird auf der Karte angezeigt.

Im Video ein Überblick über die Funktionalitäten:

Wofür eignet sich das Werkzeug?

Blog-Management: Wir nutzen es derzeit um mit Freelancern zusammenzuarbeiten, welche für uns Blogbeiträge erstellen.

Auch nutze ich es selbst, um meine eigenen Blogbeiträge zu koordinieren, in dem ich neue Ideen für Beiträge in die Liste als Karte eintrage. Ich selbst habe jedoch die Tendenz, die Karten gleich in das Archiv (so eine Art “Lösch”-Funktion für die Karte) zu verschieben, anstatt diese in eine separate “In Bearbeitung”-Liste zwischen zu parken.

Lead Management: Besonders für Unternehmen welche nur wenige Leads verfolgen, macht es Sinn Trello für das Lead Management zu nutzen. Wir bekommen zum Beispiel viele Anfragen. Aber nur wenige passen zu den Dienstleistungen die wir anbieten. Daher haben wir zu einem Zeitpunkt nur zirka 5 bis 10 Leads, welche bearbeitet werden müssen. Hier kann man sehr gut mit diesem Werkzeug arbeiten.

Ideen Management: Auch eignet es sich, um unterschiedliche Ideen zu verfolgen. Wenn wir zum Beispiel eine Idee haben, dann wird dies in Form einer neuen Tafel festgehalten und innerhalb dieser Tafel werden dann neue Ideen zu dieser Idee in Form von Karten niedergeschrieben. Damit lassen sich dann die nächsten Schritte planen.

Zusammenarbeit mit Teamkollegen: Für die Mitarbeiter und auch die Freelancer kann man eigene Tafeln anlegen, in welchen man die Kollaboration mit diesen planen kann.

Vorteile

Kostenlos: Trello kostet im Grund genommen gar nichts. Es gibt eine Basisversion, welche alle notwendigen Funktionen abdeckt, welche man für ein einfaches Management benötigt.

Wir haben davor BaseCamp genutzt. Die gleichen Funktionalitäten haben dort zirka 30 Euro im Monat gekostet.

Viele kostenfreie Plugins
: Es ist schon Wahnsinn wieviele Plugins es für Trello gibt.

Beispielsweise gibt es eine Browser-Extension für Google Chrome, mit welcher man seine Gmail Nachrichten, mit nur einem Klick in Karten umwandeln kann. Wir nutzen dieses Plugin, um Emails in Lead-Karten umzuwandeln. (Ich habe mal mit einem komplexen SAP CRM System gearbeitet, nicht einmal dieses System war in der Lage, die Outlook Emails in Leads umzuwandeln)

Schnell: Es gibt nahezu oder besser gesagt keine Ladezeiten. Sobald man einen Button auf dem Online Werkzeug klickt, ist die Funktion bereits ausgeführt.

Intuitiv: Man braucht sich keine grosse Anleitung durchzulesen oder sich ein Online Tutorial anzuschauen. Trello ist mehr als intuitiv und man versteht ganz einfach, wie die einzelnen Funktionalitäten arbeiten.

Nur bei komplexen Funktionalitäten, wie zum Beispiel das Anlegen von Checklisten, muss man sich eventuell das eine oder andere Online Video anschauen.

Nachteile

Real Time Kommunikation: Um miteinander schnell ein paar Nachrichten auszutauschen sollte man dann wiederum ein Werkzeug wie “Slack” nutzen, da dies mit Trello eventuell nicht so einfach machbar ist.

Softwareprojekte besser mit Jira: Trello hat einen eher generellen Projektmanagement-Ansatz und ist weniger auf Softwareprojekte ausgelegt. Hier macht die Nutzung von Jira schon eher Sinn.

Simple Aufgaben machbar, komplexe Aufgaben eher schwer: Solange Aufgaben einfach sind, lassen sich diese mit dem Tool sehr gut abbilden. Sobald es jedoch etwas komplexer wird, erreicht das Tool jedoch schnell seine Grenzen.

Fazit

Lange Zeit haben wir auf BaseCamp gesetzt, um mit Admin Mitarbeitern und Freelancern Aufgaben auszutauschen und diese zu Managen. Mit Trello können wir uns die monatliche Gebühr für BaseCamp sparen und haben, meiner Meinung nach, viel mehr nützliche und übersichtliche Funktionalitäten.

Wer komplexe Softwareprojekte hat, sollte sich jedoch auch Jira anschauen. Für einen schnellen Austausch, mit gleichzeitiger Möglichkeit den Überblick zu behalten, sollte man Slack hinzunehmen.

Ich selbst kann das Werkzeug empfehlen, besonders auch weil es von einem meiner Idole, Joel Spolsky, erstellt wurde.

Welche Erfahrungen haben Sie mit dem Tool gemacht? Was sind die Vorteile und Nachteile?

Interessante Links:
Spass beim Planen
Bekannte Bloggerin schreibt über dieses Tool

Bilder: Flickr.com/ TechCrunch


Der Autor: Sascha Thattil arbeitet bei YUHIRO und hilft Unternehmern und Unternehmen beim einfachen Aufbau von Programmier-Teams in Indien. YUHIRO ist ein deutsch-indisches Unternehmen welches IT Firmen, Agenturen und IT Abteilungen Softwareentwickler bereitstellt.

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